Verwalten von Dokumenten

Effizientes Arbeiten mit elektronischen Dokumenten

Sobald Ihre Informationen in OnBase erfasst sind, können Sie mit den Tools, die in der Papierwelt einfach nicht existieren, Produktivitätssteigerungen erzielen. 

Revisionen

Mit OnBase können Sie über den fortlaufenden Revisionsverlauf alle Änderungen des jeweiligen Dokuments verfolgen. Sie können feststellen, welche Mitarbeiter Ihre wichtigen Geschäftsdokumente überarbeiten, und sicherstellen, dass die Mitarbeiter ausschließlich auf die aktuellsten Versionen der Dokumente Zugriff haben.

Signaturen

Zur elektronischen Unterzeichnung von Dokumenten stehen in OnBase verschiedene Tools zur Verfügung. 

  • Handschriftliche Signaturen – Mit einem Stylusgerät oder Tablet können Sie Unterschriften erfassen und elektronisch auf Dokumente anwenden.
  • Digitale Signaturen – Über digitale Zertifikate lassen sich elektronische Bestätigungen von Dokumenten auf effiziente Weise verfolgen, um die Authentizität und Integrität zu bestätigen. Sie garantieren damit, dass Ihre unterzeichneten Dokumente nach der entsprechenden Genehmigung geschützt und unverändert bleiben.

Suchen

Die Enterprise-Content-Management(ECM)-Lösung bietet Ihnen insbesondere den Vorteil, dass Sie im Bedarfsfall genau das richtige Dokument besonders schnell auffinden können.

In OnBase stehen Ihnen zahlreiche Optionen zur Verfügung, anhand derer Sie die erforderlichen Dokumente leicht aufrufen können, z. B.:

  • Spezifische Indexwerte wie beispielsweise ein Name oder eine Kontonummer
  • Ein Index-Wertebereich wie beispielsweise alle Rechnungen zwischen 500,- und 1000,- €.
  • Bestimmte Datumsangaben oder Zeiträume
  • Elektronische Aktenschränke und Ordner
  • Bestimmte Wörter in einfachen Textdokumenten und OCR-Wiedergaben von Bilddokumenten.
  • Volltextsuchen, anhand derer PDF- und Microsoft Office-Dokumente, E-Mails, OnBase-E-Formulare, Bilder und Textdokumente auf Grundlage der eingegebenen Textzeichenfolge abgerufen werden können.

Pflichtlektüre und Schulung

Jede Organisation arbeitet mit Dokumenten, die Mitarbeiter lesen und bestätigen müssen – von Mitarbeiterhandbüchern über Richtlinien zur Informationssicherheit bis hin zu Verfahrensanweisungen für ein sicheres Arbeitsumfeld und Schulungen zur Verhinderung von Belästigungen am Arbeitsplatz.

Obwohl es viele Möglichkeiten gibt, die entsprechenden Informationen an die Mitarbeiter zu verteilten, ist dies oftmals mit viel Arbeitsaufwand verbunden und die Dokumente sind schwer zu verfolgen und zu aktualisieren. Wie weisen Sie nach, dass alle Mitarbeiter die aktuellen Pflichtdokumente für ihren Arbeitsbereich erhalten und gelesen haben?

Wenn Sie an einem Rechtsstreit beteiligt sind, in dem es um die Verletzung der Unternehmensrichtlinien geht, müssen Sie nachweisen können, dass Sie Ihre Mitarbeiter angemessen geschult haben. Fragen Sie sich, wo sich die Informationen für einen solchen Nachweis befinden.

Mit OnBase können Sie die richtigen Unterlagen schnell an die richtigen Mitarbeiter verteilen. Durch die Automatisierung der Verteilung und Verwaltung der Pflichtlektüre sorgen Sie für eine starke Kostensenkung. Für Compliance-Prüfungen lassen sich die Bestätigungen der Mitarbeiter leicht verfolgen und nachweisen.

Weitere Informationen zu den zahlreichen ECM-Funktionalitäten in OnBase finden Sie hier.

Führend im Bereich des ECM