Erfassung von Daten und Informationen aus Dokumenten

Viele Dokumente, die in Ihrem Unternehmen eintreffen, enthalten wichtige Informationen, die Ihr Unternehmen für seine Betriebsabläufe braucht.

Wie überträgt man diese Informationen vom Papierdokument in die eigene Unternehmensanwendung?  

Wenn Sie dies manuell durchführen, wenn also Ihre Mitarbeiter die Dokumente lesen und die relevanten Daten von Hand in Ihre Unternehmensanwendungen eingeben, ist dieses Verfahren langsam, mühselig und fehleranfällig. Diese Vorgehensweise ist oftmals der teuerste Aspekt des gesamten Prozesses.

Mit OnBase können Sie ohne manuelle Dateneingabe auskommen.

Während Ihre Dokumente in OnBase importiert werden, übersetzt OnBase die relevanten gedruckten und handgeschriebenen Zeichen auf der Seite in ein elektronisches Format. Das System stellt dann sicher, dass alle Informationen korrekt sind und aktualisiert Ihre anderen IT-Systeme.

Und all dies findet weitestgehend ohne menschliche Interaktion statt. So können Sie:

  • Ihren gesamten Unternehmensprozess beschleunigen und dabei Zeit und Geld sparen, 
  • das Risiko manueller Fehler reduzieren, 
  • Ihren Angestellten etwas Wichtigeres zu tun geben. 

Wo könnten Sie dies in Ihrem Unternehmen verwenden?

Obwohl es praktisch unendlich viele Arten von Dokumenten gibt, lassen sich die meisten in eine dieser drei Kategorien einordnen:

  • Strukturierte Dokumente mit weitgehend einheitlichem Format, z. B. Steuer- oder Kreditformulare
  • Halbstrukturierte Dokumente mit unterschiedlichen Formaten, z. B. eingehende Rechnungen und Studienbescheinigungen
  • Unstrukturierte Dokumente, deren Format stets unterschiedlich ist, z. B. Bewerbungsschreiben und Verträge

OnBase kann große Mengen strukturierter Dokumente verarbeiten, bei denen die Daten einheitlich an bekannten Stellen stehen. Das System kann auch bestimmte halbstrukturierte Dokumenttypen, wie z. B. Studienbescheinigungen verarbeiten.

Hyland Software bietet Lösungen zum Extrahieren von Daten aus Hunderten verschiedener Dokumenttypen. Fragen Sie uns noch heute, wie effizient Sie Daten aus Ihren Dokumenten erfassen können