Erfassung von E-Mails und Faxnachrichten zur Steigerung der Prozesseffizienz

Ein Großteil der wichtigsten Kommunikation im Zusammenhang mit Unternehmenstransaktionen wird in E-Mail-Postfächern gespeichert. Aus vielerlei Gründen scheint es fast unmöglich, die Kontrolle über alle per E-Mail abgewickelten Unternehmensaktivitäten zu behalten:

  • Die Nachrichten lassen sich nur schlecht kontrollieren, weil gleich mehrere Ausführungen entstehen, wenn sie weitergeleitet oder Kopien an weitere Empfänger geschickt werden oder wenn Antworten an alle Empfänger gehen.
  • Wenn Ihnen nicht die neueste E-Mail in der Unterhaltung vorliegt, sind Ihre Informationen nicht mehr aktuell.
  • Es ist schwierig, Vorschriften einzuhalten, denn sobald die Kommunikation abgeschlossen ist und in die Unternehmensunterlagen eingeordnet wird, ist es schwer zu identifizieren, welche E-Mail-Nachrichten gespeichert und welche gelöscht werden sollten. 

Dieser gesamte Prozess kann mit OnBase vereinfacht werden.  Sie haben die vollständige Kontrolle über die Kommunikation, wenn Sie Ihre wichtigen E-Mails in OnBase speichern, angefangen mit der Originalnachricht.  E-Mails werden an die richtigen Personen weitergeleitet, mit der gesamten Unterhaltung und Dokumentation im Anhang.  Wenn diese Kommunikation in die Unternehmensunterlagen aufgenommen wird, braucht niemand mehr Entscheidungen zu treffen oder Arbeit aufzuwenden, denn OnBase weiß, was geschehen muss.

Sehen Sie sich einmal die Optionen an, die OnBase zur Verwaltung von E-Mail bietet:

Integrationen für MS Outlook, IBM Lotus Notes und Novell Groupwise

Die in den E-Mail-Nachrichten enthaltenen Informationen sind für die Entscheidungsfindung im Unternehmen unentbehrlich. Leider sind E-Mail-Inhalte oft von anderen wichtigen Dokumenten getrennt, was die Benutzer dazu zwingt, ständig zwischen Anwendungen zu wechseln, um wichtige Aufgaben zu erledigen.

Mit OnBase können die Mitarbeiter ihre Aufgaben ausführen, ohne ihre vertraute E-Mail-Umgebung zu verlassen. E-Mails und Anhänge können beim Empfang erfasst werden, und da sie sofort mit den zugehörigen Transaktionen verknüpft werden, lösen sie im richtigen Moment die entsprechenden Unternehmensprozesse aus. OnBase-Dokumente sind direkt von Ihrer E-Mail-Anwendung aus zugänglich, und von hier aus können auch Genehmigungen erteilt werden. Dies minimiert die Schulungs- und Supportkosten und fördert gleichzeitig die Anwenderproduktivität.

Integrieren Sie OnBase in Ihre E-Mail-Anwendung: Die Einführung ist einfach, das System stellt Verbindungen zwischen Ihren Unternehmensinhalten her und führt zu fundierteren Entscheidungen.

Subscription Server

Dringende Kundenanfragen gehen oft in den verschiedenen E-Mail-Posteingängen im Unternehmen verloren. Da es nahezu unmöglich ist, alle diese Posteingänge ständig zu überwachen, werden viele Chancen aufgrund von Verzögerungen bei der Bearbeitung nicht genutzt.

In OnBase sofort erfasste E-Mails und Anhänge lösen Unternehmensprozesse aus und beschleunigen die Bearbeitung. Dies verhindert nicht nur kostspielige Verzögerungen und entgangene Chancen, sondern verbessert auch die Kundenzufriedenheit.

Mit OnBase brauchen Sie sich keine Gedanken mehr darüber zu machen, was im Posteingang des Unternehmens hängen bleibt und verschwindet. 

Faxserver

Wenn dringende Faxe nicht rechtzeitig zum richtigen Mitarbeiter gelangen, kann dies zu schlechtem Service und verpassten Gelegenheiten führen.

OnBase automatisiert und beschleunigt die von Faxdokumenten gesteuerten Prozesse, indem unternehmenskritische Faxe klassifiziert und elektronisch gespeichert werden und die mit der manuellen Übergabe einhergehenden Verzögerungen verhindert werden. So können Sie auch Ihre Investitionen in Faxserver nutzen und zeitkritische Inhalte können sofort zugänglich gemacht werden.

OnBase ist derzeit für die Integration in Biscom Faxcom und Esker Fax.

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