Sparen Sie Geld: ROI eines ECM-Systems

Für viele Unternehmen ist die Einführung einer Enterprise-Content-Management-Lösung (ECM) eine bedeutende Investition. Und wie bei jeder Investition, möchten Sie wissen, ob diese zur Erhöhung der Rentabilität und des Gewinns beiträgt. Sie möchten die Rentabilität (ROI, Return on Investment) kennen.

Mit einer ECM-Softwarelösung senken Sie einige grundlegende Kosten, die sich schnell bemerkbar machen: durch Senkung des Papierverbrauchs und der beanspruchten Büro- oder Lagerfläche, wenn Sie sich erst einmal Ihres „physischen Dokumentenarchivs“ (Aktenschränke und Karteikarten) entledigt haben und andere Dienstleistungen wie externe Archive, Kurierfahrten und Lieferkosten, Mikrofiche sowie Filmerstellung usw. hinter sich gelassen haben.

Zum Beispiel: Eine Kunde in der Fertigungsindustrie implementierte die Software OnBase von Hyland Software mit Integration in seine SAP-Lösung und unterstützte damit die Anforderung der Kreditorenbuchhaltung. Neben einem beschleunigten Abrechnungsverfahren und einer schnelleren Problemlösung ließen sich der Papierverbrauch und die Lagerhaltungskosten reduzieren, was insgesamt zu monatlichen Einsparungen von bis zu 8.000 $ führte. 

Ferner bieten ECM-Lösungen folgende Vorteile:

  • Erfassung der Skontoerträge von Kreditorenrechnungen
  • Sicherstellen der Einhaltung vertraglich vereinbarter Rabatte über die gesamte Vertragslaufzeit
  • Vermeidung von Doppelzahlungen an Kreditoren
  • Sofortige Problemlösung beim ersten Anruf ohne ineffiziente Nachforschungen und einen Rückruf erst nach längerer Zeit, nachdem die Suche nach allen zugehörigen Informationen abgeschlossen ist.
  • Belegbare Übereinstimmung mit gesetzlichen Vorschriften und Regelungen, was bei Nichtbeachtung finanzielle Strafen zur Folge hätten

Doch halt! Wie steht es mit den Gesamtbetriebskosten?

Der Preis ist zwar ein wichtiger Faktor, aber wie bestimmen Sie die Gesamtbetriebskosten („Total Cost of Ownership“, TCO) Ihrer Lösung? 

Die Anschaffung einer ECM-Lösung verursacht ja nicht nur bei der Implementierung Kosten. Wie viel kostet diese Lösung in der Zukunft (wenn Änderungen, Wartungen, weitere Integrationen und Aktualisierungen anstehen)? 

Business-Softwareanwendungen (ECM, ERPs, CRMs etc.) repräsentieren bedeutende Vermögenswerte. Sie werden meist täglich im gesamten Unternehmen über Zeiträume von fünf bis 15 Jahren eingesetzt. 

Beim Erwerb einer ECM-Lösung muss nicht nur bedacht werden, was es kostet, die Lösung einzuführen, sondern auch, was erforderlich ist, um die Lösung so zu betreiben, dass eine langfristige Wertschöpfung möglich ist. Fragen Sie sich selbst: 

  • Welche Ressourcen benötigt die Lösung, um ihren vollen Leistungsumfang zu nutzen? 
  • Wenn ich meine ECM-Lösung auf andere Abteilungen ausdehne und mein Unternehmen wächst, kann ich meine Lösung dann selbst anpassen oder was muss ich den Hersteller mit den Änderungen beauftragen und dafür bezahlen? 
  • Wie groß (und teuer) werden die Anpassungen sein, um die ECM-Lösung zu ändern, zu aktualisieren oder um sie in meine anderen Anwendungen zu integrieren?

Bei der Bestimmung der Gesamtbetriebskosten sollten Sie auch die Produkttiefe bedenken. Eine flexible ECM-Lösung, die ein breites Funktionsspektrum enthält und mittels geringfügiger oder ohne kundenspezifische Programmierung einfach zu konfigurieren ist, führt zu einer kostengünstigeren Wartung. Sie bietet eine langfristige Rentabilität, denn eine Erhöhung der Funktionalität ist bei Bedarf jederzeit möglich. Sie sollten keine Zeit und kein Geld darauf verwenden müssen, eine Lösung anzupassen oder ein neues Produkt zu suchen, das künftige Lücken füllt. 

Die Entscheidungsträger im technologischen Bereich sind nicht nur dafür verantwortlich, die richtige Lösung zu finden, sondern auch eine, die das Budget im Laufe der Zeit nicht übersteigt. Eine ECM-Lösung mit niedrigen Gesamtkosten setzt Budgets für andere Projekte frei, anstatt es für die Wartung der eigenen Anwendungen zu beanspruchen.

Führend im Bereich des ECM