Erfassung

Eine ideale ECM-Lösung, muss in der Lage sein, jeden Dateityp von jedem physischen Standort aus zu erfassen und Ihre Dokumente automatisch zu klassifizieren.

Ihre ECM-Lösung muss in der Lage sein, jeden Dateityp von jedem physischen Standort aus zu erfassen und Ihre Dokumente automatisch zu klassifizieren. Eine ideale ECM-Lösung bietet Ihnen folgende Funktionen:

Erfassung aller Dateitypen

Der Wert des ECM umfasst weit mehr als das Scannen. Ihre Lösung sollte in der Lage sein, Ihre gesamten wichtigen Inhalte, Dokumente, elektronische und andere Daten in einem einzigen System zu erfassen.

Des Weiteren sollte Ihre ECM-Lösung den ursprünglichen Dateityp und damit das ursprüngliche Dateiformat erhalten, anstatt alle Dateien in einem eigenen, proprietären Format zu standardisieren und abzuspeichern. Ein eigenes Dateiformat schränkt Ihre Möglichkeiten stark ein, die Inhalte in Zukunft zu bearbeiten. Sie könnten in diesem Fall den vollen Funktionsumfang der Anwendung, in der die Inhalte erstellt wurden, nicht mehr nutzen, beispielsweise Microsoft Word, Excel und CAD.

Erfassen von jedem Standort aus

Ihre ECM-Lösung sollte Ihnen die Flexibilität bieten, große Mengen von Dokumenten überall direkt und ortsunabhängig zu erfassen, wodurch Sie die Zeit und die Kosten für den Transport sparen. Es sollte keinesfalls erforderlich sein, Dokumente an einen zentralen Standort zu transportieren, nur um sie dort einzuscannen. Dafür gibt es schließlich das Internet!

Automatisches Klassifizieren Ihrer Dokumente

Den Großteil finanzieller Mittel investieren Sie in Ihre Mitarbeiter, nicht in Software. Jedes importierte Dokument muss klassifiziert und indexiert werden. Ihr Anbieter von ECM-Lösungen sollte Ihnen verschiedene kostengünstige Möglichkeiten anbieten, um diese manuellen Tätigkeiten weitestmöglich zu minimieren. Mit Ihrer ECM-Lösung sollte für die Erfassung von Dokumenten im System keine wesentliche zusätzliche manuelle Arbeit erforderlich sein.