Managen

Verbessern Sie die Verwaltung Ihrer Daten, Dokumente und Prozesse

ECM-Lösungen müssen Ihre Prozesse optimieren und durch die Eliminierung von Zeitverlusten Ihre Effizienz steigern. Dies reicht weit über die Automatisierung einiger einfacher Entscheidungen hinaus. Eine ideale ECM-Lösung sollte:

Ihre strukturierten Prozesse automatisieren

Ihre ECM-Lösung sollte alle vorhersehbaren und sich wiederholenden Prozesse automatisieren. Bestimmte Prozesse führen zu standardisierten Ergebnissen, zum Beispiel die Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung sowie der Prozess der Personaleinstellung. Diese Prozesse enthalten immer wiederkehrende identische Schritte, die sich auf der Basis logischer Entscheidungen automatisieren lassen. Die Zuordnung von Dokumenten zur richtigen Person, das Prüfen der vereinbarten Grenzbeträge zur Genehmigung und das Erzeugen von Dokumenten aufgrund der getroffenen Entscheidungen – dies alles sind automatisierbare Bereiche.

Sie sollten nach einer ECM-Lösung suchen, die es Ihnen ohne kundenspezifizierte Programmierung ermöglicht, diese Automatisierungen zu verwirklichen. Ihr ECM Anbieter sollte Ihnen ein konfigurierbares Designer-Werkzeug liefern, mit dem Sie solche Prozesse selbst automatisieren können.  

Ihre unstrukturierten Informationen konsolidieren

Dokumente sind nicht die einzige wichtige Informationsquelle.  Wenn in Ihren standardisierten Prozessen Ausnahmen auftreten, müssen die daraus erstellten Informationen ebenfalls erfasst werden. Notizen und Erinnerungen, Argumente hinter den Entscheidungen und Korrespondenz mit Kunden sind einige Beispiele für andere Informationsquellen. Wenn Sie alle diese Dinge nicht in Ihrem ECM-System verwalten können, dann werden diese wichtigen Informationen auch weiterhin auf einzelne Excel-Arbeitsblätter, E-Mail-Eingänge, Access-Datenbanken und Haftnotizen aus Papier u. ä. verteilt sein.

Sie sollten sicherstellen, dass Ihr ECM-System ALLE Informationen erfasst und verwaltet, die zu einem Geschäftsvorgang gehören – und nicht nur die offiziellen Dokumente.

Fallmanagement vereinfachen 

Viele fallbasierte Prozesse sind nicht so vorhersehbar und nicht so standardisiert. Diese erfordern das Know-how und die Ermessensfreiheit qualifizierter Personen, die festlegen, welcher Arbeitsschritt als nächster getan werden muss und von wem.

Ihre ECM-Lösung sollte Lösungen für das Fallmanagement vorsehen, um Ihre Sachbearbeiter und Entscheidungsträger zu unterstützen und Ihnen einen effizienteren Umgang mit Problemen und Ausnahmen (d. h. Fällen) zu ermöglichen, die individuell und vorab schwer einschätzbar sind. In einem zentralen System sollte eine 360-Grad-Darstellung aller fallspezifischen Informationen möglich sein, d. h. eine vollständige Darstellung von Datensätzen, Dokumenten, Formularen und Verlauf, Telefonanrufen, Aktualisierungen, Erkenntnissen sowie Aufgaben und Ereignissen. 

Wenn all diese fallspezifischen Informationen wie Anmerkungen, Beobachtungen, Daten, E-Mails usw. ebenso wie die standardisierten Prozesse in derselben Anwendung verwaltet werden, dann geht nichts verloren. Die relevanten Informationen sind jederzeit für diejenigen zur Hand, die sie benötigen, und sie verfügen gleichzeitig über eine komplette Historie, die alle Aktionen zu dieser Vorlage enthält.  

Führend im Bereich des ECM