Zugriff

Der Hauptzweck eines Enterprise-Content-Management-Systems (ECM) ist der schnelle und einfache Zugriff auf Ihre Informationen. Jeder, der Zugriff auf diese Inhalte benötigt, sollte von jedem Standort aus einfach darauf zugreifen können. Eine ideale ECM-Lösung umfasst die folgenden Leistungen:

  1. Personalisierung  Die ECM-Software muss intuitiv sein. Die ECM-Benutzeroberfläche sollte personalisierbar sein, sodass sie jedem seine bevorzugte Arbeitsweise ermöglicht. Wenn die Anwender durch die Anpassung ihrer Benutzeroberfläche wichtige Dokumente, Formulare, Geschäftsprozesse und Berichte so ablegen können, dass sie stets schnell auffindbar sind, führt dies zu einer effizienteren Arbeitsweise.
  2. Integration  Häufig ist die Anwendung, mit der Ihre Mitarbeiter primär arbeiten, nicht das ECM-System. Wenn sie auf Inhalte des ECM-Systems zugreifen wollen, die in Bezug zu den Informationen auf ihren Bildschirmen stehen, sollten sie nicht zwischen zwei Anwendungen jonglieren müssen.  Erweitern Sie Ihr ECM-System auf Outlook, SharePoint, Office, auf Ihre ERP-Systeme und auf alle anderen wichtigen Anwendungen
  3. Mobilität  Mit Ihrer ECM-Lösung sollten Sie in der Lage sein, von mobilen Geräten oder Tablets auf Inhalte zuzugreifen. Dies ist eine grundlegende Voraussetzung, da Ihre Produktivität durch die sofortige Verfügbarkeit der Informationen an jedem beliebigen Standort maßgeblich gesteigert wird. Ihre Prozesse müssen nicht stillstehen, während man sich nicht am Schreibtisch befindet.
  4. Offline-Zugang  Sind Ihre Vertriebsmitarbeiter gelegentlich mit unbeständigen und unzuverlässigen Netzverbindungen konfrontiert? Stellen Sie sicher, dass Ihr ECM-System Ihnen die Möglichkeit gibt, auch ohne ständig im Netz zu sein, Fotos zu erfassen sowie Dokumente und Formulare abzurufen, zu erstellen und zu aktualisieren. Sie sparen Zeit und Energie, die Sie später in Ihrem Büro für die Dateneingabe aufwenden müssten, da die gesamten Informationen automatisch synchronisiert werden, sobald wieder eine Netzverbindung besteht. 
  5. Erweiterbarkeit  Es ist wirklich gut, dass SIE Zugriff auf alle Informationen haben, aber was ist mit Ihren Kunden/Auftraggebern? Verbessern Sie Ihren Kundendienst, indem Sie Ihren Kunden ermöglichen, Formulare abzusenden, ihren Status zu verfolgen und online auf Dokumente zuzugreifen.  So eliminieren Sie zudem den zeitlichen und finanziellen Aufwand, der für das Ausdrucken und Versenden von Dokumenten und Formularen anfallen würde. 

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