Bereitet die Compliance Ihnen schlaflose Nächte? So hilft ECM Ihrem Unternehmen bei der Einhaltung der Compliance-Vorschriften

Aufgrund der immer umfangreicheren Compliance-Vorschriften und externer sowie interner Auditanforderungen ist es wichtiger denn je, alle wichtigen Dokumente jederzeit zur Hand zu haben. 

Ein gutes Beispiel dafür ist die Revision des Systems zur Lebensmittelsicherheit in den USA, das häufigere behördliche Untersuchungen in lebensmittelverarbeitenden Einrichtungen fordert und die Behörde für Lebensmittelüberwachung und Arzneimittelzulassung (FDA) berechtigt, für unsichere Lebensmittel verpflichtende Rückrufe anzuordnen. Als Teil des Rückrufprozesses müssen Hersteller der FDA zu Prüf- und Auditzwecken einen Fernzugriff auf wichtige Aufzeichnungen und Dokumentationen gewähren.

Dies kann für Lebensmittelproduzenten mit einer verstreuten und unorganisierten Dokumentenverwaltung zum wahren Albtraum werden. Ein Albtraum, der sich für das Unternehmen zu einer Katastrophe entwickeln kann – von ausfallenden Einnahmen bis hin zur Betriebsstilllegung. Zu guter Letzt kann ein gewöhnlicher FDA-Rückruf Kosten von mehreren Millionen Dollar verursachen.

Mit einer gut durchdachten Enterprise-Content-Management-Lösung (ECM) treten solche Probleme nicht auf. Audits sowie die Erfüllung anderer Compliance-Anforderungen werden deutlich einfacher. Es ist in der Tat so, dass die meisten Fertigungsunternehmen nach Einführung einer ECM-Lösung die größten Einsparungen bei den Auditkosten und durch den sicheren Fernzugriff auf wichtige Dokumente feststellen.

Darüber hinaus verwalten geeignete Records-Management-Lösungen die Aufbewahrungsdauer und die endgültige Ablage der Dokumente. So können sie etwa jedem Dokument ein Ablaufdatum zuordnen, an dem es automatisch gelöscht wird. (Alternativ werden Sie per E-Mail benachrichtigt, dass das Dokument aussortiert werden kann, und Sie können das Löschen selbst überprüfen und bestätigen.)

Weitere Vorteile:

  • Erhöht die Reaktionsfähigkeit auf Änderungen der Compliance-Regelungen und übermittelt Updates sofort 
  • Speichert und teilt Änderungen mit, ohne diese Dokumente zu kopieren und zu verteilen 
  • Bietet Ihrem Compliance-Beauftragten größtmögliche Sicherheit und Compliance-Dashboards zur Risikominimierung in Echtzeit 
  • Verwaltet die Aufbewahrung gespeicherter Dokumente gemäß vorab festgelegten Regeln, um die Compliance zu fördern und rechtliche Risiken zu minimieren 
Führend im Bereich des ECM