Geschäftsprozesse beschleunigen

Die Effizienz der Prozesse in Ihrem Unternehmen hat höchste Priorität für den Unternehmenserfolg und die Stabilität Ihres Betriebsergebnisses. Ganz gleich, ob Sie sich auf das Gesamtbild oder die alltägliche Effektivität Ihrer Mitarbeiter konzentrieren, die Details des Informationsflusses innerhalb Ihres Unternehmens werden Ihnen unweigerlich ins Auge springen. 

Eine strategische Enterprise-Content-Management-Lösung (ECM) wie OnBase sollte Ihre Prozesse straffen und dennoch flexibel genug bleiben, um die Anforderungen Ihres Unternehmens zu erfüllen. 

Viele Ihrer „Prozessschmerzen“ sind vermutlich branchenspezifisch. Um diese zu beseitigen, benötigen Sie mehr als Technologie-Experten. Sie brauchen branchenspezifische Experten, die in ähnlichen Unternehmen gearbeitet haben und Ihre Herausforderungen kennen. 

Die Geschäftsprozesse ändern: Das geschah bei Seguros de Occidente (Occidente), einem weltweit bekannten Versicherungsunternehmen mit Hauptsitz in Guatemala City, Guatemala. Der Versicherer wollte seinen Marktanteil erhöhen und seine Mitbewerber übertreffen. Der Versicherer verwendete bereits erfolgreich OnBase zur elektronischen Verwaltung von Geschäftsprozessen, aber die Führungskräfte von Occidente wussten auch, dass sie die Lösung noch nicht in vollem Umfang nutzten. Occidente benötigte einen kurz- und langfristigen Plan, um seine Prozesse und Systeme kontinuierlich zu optimieren.

Aus diesem Grund kontaktierte das Unternehmen die branchenspezifischen Experten von Hyland Software und Mitglieder unserer Enterprise Solutions Group (ESG). Die ESG konnte dem Versicherer eine gut dokumentierte Analyse und Roadmap liefern, mit der das Unternehmen klar erkannte, welche Prozessverbesserungen wo noch sinnvoll waren und warum. Occidente bestärkte seine Mitarbeiter darin, vorhandene Anwendungen besser zu nutzen, um Tagesaufgaben effizienter und kosteneffektiver durchzuführen, wodurch die Zeit für die Erstellung neuer Versicherungspolicen und für die Bearbeitung von Anträgen optimiert werden konnte.

Durchführbare Strategien für kurz- und langfristige Anforderungen war eine der größten Errungenschaften. 

„Als wichtigste Empfehlung legte uns Hyland nahe, einen ECM-Ausschuss einzuberufen”, sagte Marta Julia Fernandez, IT-Projektmanagerin. „Hyland gab uns Ratschläge, wie wir es unseren Teams einfacher machen konnten, vom Papier zu einer elektronischen Umgebung zu wechseln, damit die Arbeit schneller erledigt werden konnte.”

Höherwertige, konzentrierte Arbeit
Die aktuellen Geschäftsprozesse sind eventuell nicht dokumentiert, sodass die Mitarbeiter diese nicht anwenden können und bei der Erledigung ihrer Arbeit nicht unterstützt werden. Bei vorhandenen Prozessen kann es auch vorkommen, dass „teure“ Mitarbeiter Zeit dafür aufwenden, weniger wertvolle oder Routineaufgaben auszuführen, damit die Arbeit erledigt wird. 

Viele Unternehmensprozesse greifen auf Anwendungen zurück, die täglich verwendet werden, z. B. E-Mail oder IT-Kernprogramme (ERP, Studenteninformationssysteme etc.). Integrieren Sie Ihre ECM-Lösung nahtlos in diese Kernanwendungen, um Insellösungen zu beseitigen und die bereits vorhandenen Technologieinvestitionen noch rentabler zu gestalten. 

Die Verbesserung Ihrer Unternehmensprozesse sollte auch die Risiken evtl. Complianceverletzungen und die gesetzlichen Vorgaben berücksichtigen. Ihre ECM-Lösung sollte eine intuitive Funktionalität bieten, damit es Ihren Mitarbeiter einfach gemacht wird, die gesetzlichen und internen Vorgaben zu erfüllen. 

Inkonsistente und ineffektive Prozesse benötigen zusätzliche Zeit bei der Entscheidungsfindung und führen zu Entscheidungen, die nur auf Teilinformationen basieren. Dadurch entstehen Produktivitäts- und Profiteinbußen sowie eine Zunahme des Risikos, die Compliance- und Gesetzesanforderungen nicht zu erfüllen. 

Die ECM-Technologie und -strategie, in die Sie investieren, sollte sicherstellen, dass die Prozesse, auf die Sie sich tagtäglich verlassen, Ihre Mitarbeiter unterstützen und zu einer höheren Effizienz und Effektivität beitragen.

Führend im Bereich des ECM