DreamWorks nutzt HP und Hyland, um seine administrativen Vertragsverwaltungsprozesse zu verbessern.

DreamWorks Animation ist dafür bekannt, über die Technologiegrenzen hinauszugehen, um tolle Geschichten zu erzählen. 

Eine neue Untersuchung, die kürzlich von HP als Hyland Software Partner veröffentlicht wurde, zeigt jedoch, dass dies bis vor Kurzem nicht für die Verwaltungsabteilung galt. 

Manuelle Verwaltungsprozesse – insbesondere der Vertragsverwaltungsprozess in der Verbrauchsgüterabteilung von DreamWorks – beeinträchtigten die Mitarbeiterproduktivität, verbrauchten Ressourcen und verursachten Verzögerungen, die sich nachteilig auf den Produktionsbereich auswirkten. 

Jeden Monat mussten Teams mehr als 200 Verträge in einem anspruchsvollen, manuellen Prozess prüfen und genehmigen. Ein Prozess, der die Produktivität beeinträchtigte und – vom Beginn eines Vorgangs bis zum Abschluss – Ressourcen verbrauchte: von langen Bearbeitungszeiten bis zu großen Büroflächen. Mit 15 cm dicken Mappen überladene Schreibtische waren keine Seltenheit. Und die Ausarbeitung von Vertragsdetails und die Erstellung verschiedener Versionen mit Genehmigung dauerte manchmal drei Monate oder länger.

Inanspruchnahme von HP und OnBase für die Lieferung einer Lösung

Um all dies zu verbessern, hat DreamWorks sowohl HP als auch Hyland Software beauftragt, seinen Vertragsverwaltungsprozess mit einer intelligenten, strategischen Enterprise-Content-Management-Lösung (ECM) zu modernisieren.  

Im DreamWorks-Projekt ist die preisgekrönte ECM-Softwarelösung OnBase von Hyland zusammen mit dem Autonomy Intelligent Data Operating Layer (IDOL)-Server effizient eingesetzt, um die Vertragsprüfung und das Genehmigungsverfahren zu verbessern. Als Erfassungsmechanismus wird die MFP-Technologie von HP verwendet.

Die neue Lösung für DreamWorks erfasst elektronische Dokumente und Unterlagen in Papierform, integriert diese in kaufmännische Front- oder Back-End-Anwendungen, automatisiert anschließend die Arbeitsabläufe und ermöglicht einen sofortigen Zugriff auf Daten, die in dem sicheren und zentral verwalteten OnBase-Repository gespeichert werden. Die Volltextindexierung für Autonomy IDOL gibt den Endanwendern mehr Kontrolle, wodurch sie die von ihnen benötigten Informationen mit der schlagkräftigen Suchmaschinentechnologie finden können. 

Auf diese Weise verringert DreamWorks die Dauer seines Vertragsverwaltungsablaufs um ein Drittel. Schließlich erwägt man bei DreamWorks Möglichkeiten, die ECM-Lösung im ganzen Unternehmen effizient einzusetzen – von der Buchführung und dem Einkauf bis zum Bereich Warenzeichen und Urheberrechte. 

„Ich habe Teams, die mir die Tür einrennen. Sie wollen keine weiteren Aktenschränke mehr und sie schreien nach der Software“, sagt Sarah Kaleel, Informatik-Projektleiterin von DreamWorks, in der HP-Fallstudie. 

Führend im Bereich des ECM