7 Gründe für investigative Case-Management-Software

Ob Sie für ein Finanzinstitut, eine Versicherungsgesellschaft oder für ein anderes Unternehmen arbeiten, bei dem Compliance eine zentrale Rolle spielt: Untersuchungen und Ermittlungen sind sehr wahrscheinlich Teil Ihrer Geschäftstätigkeit. Assekuranzen, Betrug, Geldwäschebekämpfung, Schadensmanagement, Pflichtverteidigerarbeit und sogar Background-Checks der Mitarbeiter erfordern den Einsatz eines Untersuchungsverfahrens. Diese Untersuchungen lassen sich am besten mit einer Case-Management-Lösung durchführen.

Das investigative Case Management konzentriert sich auf die Sammlung von Beweisen, um so eine Schlussfolgerung zu ziehen. Das kann zum Beispiel eine Überführung oder die Aufdeckung eines Verstoßes sein. Diese zielorientierte Arbeit erfordert große Sorgfalt und ein Augenmerk auf Details und relevante Daten. Case-Management-Software erleichtert die Sammlung und Analyse von Informationen. Ihre Teams sind dann in der Lage, auf Grundlage von Daten auch hochkomplexe Fälle zu lösen.

 

7 Gründe, warum eine Case-Management-Software zentraler Bestandteil Ihrer Ermittlungen sein sollte.

 

1. Unterstützen Sie die Arbeit Ihrer Ermittler

Schluss mit dem Papierkrieg. Fallmanagement-Software bietet ein Repository für alle Ihre Daten und erlaubt einen einfachen Zugriff. Das gilt sowohl für strukturierte Daten, wie Informationen, die leicht in einer Datenbank gespeichert werden können, als auch für unstrukturierte Informationen wie E-Mails, gescannte Dokumente sowie Audio- und Videodateien. Ein Content-Management-System kann zudem Daten aus unterschiedlichen Quellen extrahieren, prüfen und analysieren. Ihre Ermittler können so Zusammenhänge und Muster effektiv und schnell erkennen und relevante Beweise und Verstöße identifizieren.

2. Vereinfachen Sie den Prozess

Fallmanagement-Software kann eingesetzt werden, um neue Untersuchungen anzustoßen. Ausgangspunkt können verschiedene Quellen sein, z.B. Erkennungssysteme, interne Audits, Mitarbeiter oder sogar Kunden. Diese Fälle können dann systematisch nach Workflow-Regeln priorisiert, zugeordnet und an die entsprechenden Personen weitergeleitet werden. Nach der Lösung des Falls werden die Ergebnisse zeitnah, automatisch und in einer verständlichen Form an Entscheidungsträger übermittelt, den Behörden gemeldet oder an eine definierte Empfängerliste gesendet.

3. Konsolidieren Sie die Daten

Daten, die einst an Tabellenkalkulationen und Dateiordner gebunden waren, werden erst dann zu verwertbaren Informationen, wenn sie zentral über eine Case-Management-Software verwaltet werden. Unterschiedliche Systeme und Informationsquellen isolieren die Informationen in separaten Datenbanken und Anwendungen und verhindern so die Kommunikation zwischen den Daten. Eine Fallmanagement-Lösung dagegen stellt einen Zusammenhang her und bringt alle für die aktuelle Untersuchung relevanten Daten in einer Schnittstelle zusammen – einschließlich vergangener Untersuchungen, organisatorischer Richtlinien und zugehöriger Referenzen.

4. Wahren Sie die Vertraulichkeit der Daten

Ohne ein Case-Management-System kann der Zugang zu potenziell sensiblen Daten und Materialien aus Ihren Ermittlungen beliebig und zufällig sein. Eine investigative Case-Management-Lösung kann den Zugriff auf Grundlage der von Ihnen festgelegten Berechtigungen einschränken. So kann niemand Informationen einsehen, die nicht für ihn bestimmt sind. Eine effektive Lösung stellt zudem sicher, dass die Ermittlungen die Regeln und Standards Ihres Unternehmens erfüllen.

5. Sparen Sie Zeit

Die Verwaltung und der Zugriff auf Daten aus mehreren Quellen sind zeitaufwändig. Zudem wird die Analyse immer schwieriger, je mehr Informationen zur Verfügung stehen. Investigative Case-Management-Software vereinfacht und beschleunigt Ihre Ermittlungen durch automatisierte Prozesse, Echtzeit-Reportings und erhöhte Genauigkeit. Der Zugriff über unterschiedliche Geräte ermöglicht es zudem, Untersuchungen jederzeit und von überall aus voranzutreiben.

6. Verbessern Sie die Zusammenarbeit

Investigative Case-Management-Lösungen bieten Online-Tools für eine Zusammenarbeit in Echtzeit. Mit Funktionen zur Versendung von Notizen und Bildern motivieren Sie Ihre Ermittler zusammenzuarbeiten und sich über Abteilungen hinweg auszutauschen. Diese gemeinsame Nutzung strafft die Prozesse und verbessert die Fallkommunikation im gesamten Unternehmen.

7. Sparen Sie Geld

Eine verbesserte Zusammenarbeit zwischen Ihren Teammitgliedern und weiteren beteiligten Parteien hilft, die Komplexität (oder das Chaos) zu verstehen und nutzbar zu machen. Lösungen für das Case-Management helfen Ihnen durch die Rationalisierung der Kommunikation und Interaktion, eine starke Basis für Verhandlungen und Entscheidungen zu schaffen. Das reduziert auch die Gesamt- und Opportunitätskosten.

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