Der Wechsel zum neuen ECM-System mit AP Software senkt die TCO um ein Drittel und optimiert die SAP-Integration

Die Kunde

Drei Monate – mehr Zeit hatte United Biscuits nicht, um das neueste Enterprise-Content-Management-Projekt (ECM) fertigzustellen. Tony Morrissey, Systemmanager bei United Biscuits, musste mit seinem Team Möglichkeiten finden, eine Auswertung durchführen, einen Anbieter auswählen und schließlich ein System testen und einführen (einschließlich einer tiefen Integration in SAP).

„Wir hatten eine feste Frist einzuhalten“, so Morrissey. Das Unternehmen hatte es sich zum Ziel gesetzt, die Finanzbearbeitung nach Indien auszulagern, und die IT durfte dies nicht verzögern.“ United Biscuits wandte sich an seinen bewährten Technologiepartner „Integritie“, um das Problem zu überprüfen und zu lösen.

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Die Herausforderungen

Das Problem war, dass die bestehende Lösung für Enterprise-Content-Management, IBM Content Manager, die Anforderungen des führenden Snack-Herstellers nicht erfüllen konnte. Das Team bei United Biscuits wusste, dass der Content Manager eine spezielle Codierung brauchen würde, um die entsprechende Funktionalität bereitzustellen, einschließlich komplexer Workflows und einer tiefen Integration in das SAP-ERP-System. Dies hätte die Implementierung verlangsamt und längerfristig zu höheren Wartungskosten geführt.


In nur fünf Stunden lag United Biscuits eine detaillierte Lösung auf API-Ebene mit SAP vor, die weit über das einfache Herauslesen von Bildschirminformationen hinausgeht. Dieser Vorgang hätte mit dem Content Manager wesentlich länger gedauert.“
Tony Morrissey, System Manager, United Biscuits.

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Die Entwicklung

Morrissey teilte „Integritie“ mit, was für United Biscuits zu tun ist und wie schnell dies abgewickelt werden müsste. „Integritie“ stellte United Biscuits zwei ECM-Optionen vor. Eine Option sollte das derzeitige Content Manager-System aktualisieren, die andere war die OnBase-ECM-Lösung von Hyland mit AP Software.

Nach einem Vergleich der beiden Optionen entschied sich United Biscuits für die OnBase-Lösung. „Wir haben dabei die TCO für fünf Jahre in Erwägung gezogen, einschließlich der Kosten für Software, Service und Wartung. Dabei haben wir festgestellt, dass im Vergleich zu einer Aktualisierung des aktuellen Content Manager-Systems die Kosten für die Implementierung einer OnBase-Lösung ein Drittel geringer ausfallen würden“, sagt Morrissey


Die Lösung

United Biscuits musste sofort reagieren, da das Risiko bestand, Geld zu verlieren, während die Mitarbeiter in Indien auf den Zugang zu Informationen warteten. „Da OnBase so schnell bereitgestellt werden kann, konnten wir unseren Termin einhalten“, so Morrissey. „Während des Umzugs nach Indien musste niemand darauf warten, dass wir unsere Arbeiten abschließen.“

Heute werden die Rechnungen in Großbritannien ins OnBase-System eingescannt.

Über einen Workflow werden sie anschließend von OnBase an die Benutzer in Indien weitergeleitet, die sie im OnBase Web-Client (mit vollem Funktionsumfang) überprüfen und bearbeiten. Nach der Bearbeitung werden die Rechnungen mittels OnBase AP Software zurückgeleitet und in SAP aktualisiert. Die Benutzer mit den entsprechenden Zugriffsrechten in Indien und Großbritannien können sie dann in SAP bzw. direkt in OnBase einsehen.

Integration in SAP auf API-Ebene in nur wenigen Stunden

Bei der Integration von OnBase in das SAP-System hatte das Team zwei Hauptziele:

  • Eine Integration auf API-Ebene, die eine Kommunikation der beiden Systeme in beide Richtungen ermöglicht
  • Konvertierung der bestehenden Content Manager-Links in OnBase-Links

Unter Verwendung von zertifizierten OnBase-Integrationen im Zusammenhang mit SAP ArchiveLink konnte United Biscuits die Integration in weniger als einem Tag abschließen. „In nur fünf Stunden lag United Biscuits eine detaillierte Lösung auf API-Ebene mit SAP vor, die weit über das einfache Herauslesen von Bildschirminformationen hinausgeht. Dieser Vorgang hätte mit dem Content Manager wesentlich länger gedauert“, so Morrissey. Die Migration der bestehenden Links war auch kein Problem. Die Dokumente wurden in OnBase AP Software importiert und automatisch wieder mit den SAP-Transaktionen verknüpft.

Da diese beiden Ziele erfüllt wurden, haben die Benutzer in Großbritannien und in Indien Zugriff auf alle erforderlichen Informationen, ohne dass United Biscuits sie auffordern muss, die SAP-Transaktionen zu verlassen. So können sie gemeinsam die Informationen leichter und detaillierter bearbeiten und im Endeffekt in weniger Zeit mehr erledigen.

OnBase-ECM senkt die Kosten bei United Biscuits

Die neue Accounts Payable Automation Lösung senkt die Kosten bei United Biscuits auf verschiedene Weisen. Zum einen ist dies der Schlüssel zur Auslagerung nach Indien, was zu einer Effizienzsteigerung führt und die Arbeitskosten senkt. Zum anderen liegt die Prognose der Wartungskosten von OnBase in den ersten fünf Jahren 45 % unter den Wartungskosten für den Content Manager.

Darüber hinaus verbringen Morrissey und sein Team jetzt nach der Implementierung weniger Zeit mit der OnBase-Lösung. „Das Beste an OnBase ist für mich, dass wir uns um wenige Support-Anfragen kümmern müssen. OnBase AP Software arbeitet selbstständig und wir brauchen uns keine Gedanken zu machen. Ich habe dadurch mehr Zeit für die Zusammenarbeit mit anderen Mitarbeitern, um uns auf die Ausweitung auf andere Bereiche zu konzentrieren.“


Die OnBase-Vorteile

Um Projekte wie das von United Biscuits abzuwickeln, brauchen Unternehmen eine ECM-Lösung, die sich schnell und ohne hohen Kostenaufwand an neue Geschäftsanforderungen anpassen lässt. Darüber hinaus ist eine Top-Effizienz nur dann erreichbar, wenn die Wartungskosten niedrig gehalten werden können. Mit OnBase AP Software hat United Biscuits diese Lösung implementiert.

Wir haben jetzt wesentlich weniger verlorene Dokumente und können Informationen viel schneller verarbeiten und versenden. Darüber hinaus können wir dank des Dokumentenmanagements diese Informationen schnell an die beteiligten Parteien weiterleiten.


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Weitere Informationen finden Sie unter Hyland.com/de »