HCM Software ermöglicht es einem führenden Hersteller von motorbetriebenen Geräten, Sicherheit und Governance zu verbessern.

Führender Hersteller von motorbetriebenen Geräten verbessert Sicherheit und Governance mit HCM-Software

Die Herausforderungen

Honda France Manufacturing (HFM) produziert motorbetriebene Geräte und Motoren für Rasenmäher und Wasserfahrzeuge. Außerdem koordiniert das Unternehmen seine europäischen Subunternehmer, die Aufsitzmäher, Rasentraktoren, elektrische Rasenmäher und Motorhacken herstellen.

Zur Verbesserung der Compliance analysierte HFM die vorhandenen Dokumente, Prozesse und Workflows der einzelnen Abteilungen. HFM wurde klar, dass die Effizienz durch die manuellen papiergestützten Prozesse stark beeinträchtigt wurde. Das Unternehmen brauchte ein Enterprise­-Content-Management­-System, das die Compliance­-Initiativen unterstützen konnte.

So entdeckte HFM die OnBase HCM-Software von Hyland.

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Die Lösung

In gemeinsamer Zusammenarbeit mit dem autorisierten OnBase-­Lösungsanbieter Numerial implementierte HFM OnBase HCM Software im November 2007. Zunächst wurde die ECM-Lösung in der Personalabteilung, im Vertrieb und in der Buchhaltung eingeführt.

Was für uns den gesamten Prozess ankurbelte, war unser Bedarf an Automatisierung und Sicherung der internen Prozesse und Dokumente. Wir mussten sicherstellen, dass die Vertraulichkeit gewahrt wurde, indem nur befugte Personen auf die jeweiligen Dokumente in unserer Organisation zugreifen konnten.
Philippe Jeannin, Manager für Unternehmens­- und Subunternehmer­-Aktivitäten.

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Der Unterschied

Reduzierung der Verarbeitungszeit von drei Monaten auf einen Monat: „Früher dauerte es mindestens drei Monate, bevor Verkaufsanreizzahlungen an unsere Händler geleistet werden konnten", erklärte Jeannin. „Jetzt greifen die Händler auf die Intranet­-Site von Honda zu und füllen ein HTML­-Formular aus, das OnBase automatisch zur Validierung weiterleitet. Wir können jährlich bis zu 1.800 verschiedene Prämien verarbeiten und bezahlen unsere Händler jeden Monat."

Beschleunigung der Kreditorenbuchhaltungsprozesse: Durch eine nahtlose Integration in die vorhandene SAP­-Anwendung der Organisation müssen dank OnBase Rechnungen und Zuordnungsdaten nicht mehr manuell eingegeben werden. OnBase HCM Software verifiziert, verknüpft und weist eingehende Lieferantenrechnungen den Bestellungen und Lieferformularen im System zu, bevor sie automatisch zur Validierung und Auszahlung weitergeleitet werden. Für den Fall, dass eine Bestellung noch nicht im System vorhanden ist, hält OnBase ausstehende Rechnungen zurück und stellt sicher, dass sie zum Monatsende korrekt verbucht werden.

Besserer Informationszugriff: „Wir haben alle unsere Personalakten sowie alle Dokumente im Zusammenhang mit Arbeitsverträgen, Gehaltsanpassungen, Krankenversicherung, Lohnabrechnung, usw. in OnBase eingescannt“, erläuterte Jeannin. „Jetzt sind alle Informationen in einem einzigen Repository gespeichert, sodass sämtliche Unterlagen, die sich seit dem Bestehen des Unternehmens angesammelt haben, an einer zentralen Stelle mit einigen wenigen Mausklicks abgerufen werden können.“

Unterstützung der Compliance­-Initiativen: „Wir haben einen Workflow zur Nachverfolgung von Änderungen an unserer Produktionslinie entwickelt, um alle Abteilungen über Modifikationen oder neue Komponenten auf dem Laufenden zu halten. Dieser Schritt ist außerordentlich wichtig für die Aufrechterhaltung der Qualitätsstandards und Produktzertifizierung“, erklärte Jeannin. „Außerdem werden jetzt auch alle Unternehmensverträge automatisch überwacht, wobei Erinnerungen für Validierungen, Verlängerungen oder Termine implementiert wurden, die sicherstellen, dass ein Vertrag mit einem abgelaufenen Kündigungsdatum nicht irgendwo in einer Schublade in Vergessenheit gerät.“

Wiedergewinnung von physischem Platz: „Nachdem die Unterlagen der inländischen Verkaufsabteilung, die mehr als 700 Honda­-Händler in ganz Frankreich verwaltet, in OnBase gescannt wurden, waren wir in der Lage, acht Aktenschränke zu leeren“, so Jeannin. „Da jetzt alles automatisiert ist, gehen keine Unterlagen durch die Weiterleitung verloren, und wir konnten unser Archivlagervolumen um mindestens 60 Prozent verkleinern.“

Bessere Beziehungen mit Händlern: HFM erstellte eine Reihe von Workflows zur Automatisierung der Händlerkommunikation mit der Supportabteilung von Honda. Früher wurden im Rahmen des manuellen Prozesses Akten häufig verlegt oder Anfragen vergessen. Mit OnBase HCM Software wird jetzt sichergestellt, dass die richtige Person die Anfrage erhält und zeitnah nachfasst.

Problemlose Übertragung in andere Bereiche: Seit der ursprünglichen Implementierung hat Honda France Manufacturing OnBase HCM Software auf weitere Bereiche in der Organisation ausgedehnt, wobei das System an zwei Standorten ca. 120 Nutzer umfasst. „Von der Bearbeitung eingehender Faxe für den Vertrieb bis hin zur Archivierung von Zoll­ und Logistikdokumenten wird OnBase täglich unternehmensweit eingesetzt“, führte Jeannin aus.

Maximale Wertschöpfung: „Wir haben nicht nur unsere Ziele im Sektor Corporate Governance und Schutz vertraulicher Informationen erreicht, sondern konnten außerdem in dieser Richtung noch viel mehr bewirken: den Schutz und die Verbesserung von Managementprozessen wie Bestellungen, Validierungen und Arbeitsablauferinnerungen“, sagte Jeannin. „Dies hat zu geringeren Verarbeitungszeiten für Dokumentabrufe, Rechnungen, Rückstellungsbildungen und Monatsabschlüsse geführt.“

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Weitere Informationen finden Sie unter OnBase.com/de »