Einzelhandelsgruppe profitiert von effizienter Rechnungsverarbeitung mit Accounts Payable Automation Software


Die Herausforderung

Als größtes Einzel- und Großhandelsunternehmen in der Schweiz arbeitet Coop Group mit einem umfassenden Netzwerk an Zulieferern zusammen, die eine ganze Bandbreite von Produkten von Lebensmitteln bis hin zu Textilien produzieren.

Mit dem Wachstum von Coop wurde es für das Unternehmen immer schwieriger,die großen Stapel von eingehenden Rechnungen zu verarbeiten. Das Unternehmen benötigte dringend Unterstützung bei der Entlastung seiner Kreditorenbuchhaltung.

Dann entdeckte es OnBase AnyDoc Accounts Payable Automation Software.

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Die Lösung

Da Coop mit mehr als 60.000 Zulieferern zusammenarbeitete, brauchte das Unternehmen eine Lösung zur Automatisierung der Erfassung von Nicht-EDIRechnungen – es waren ca. 25.000 bis 30.000 pro Monat.

Coop entschied sich für OnBase AnyDoc Accounts Payable Automation Software zur Optimierung der Rechnungserfassung und Vereinfachung des Informationszugriffs in der gesamten Abteilung.

Optimierung der Rechnungsdatenerfassung Coop nutzt jetzt OnBase AnyDoc, um Daten direkt aus Rechnungen genau und automatisch zu erfassen und in SAP, dem ERP-System des Unternehmens, einzugeben. Dadurch stellt Coop sicher, dass die Mitarbeiter mehr Zeit für wichtigere Aufgaben und Initiativen haben.

„Die automatisierte Erkennungsrate hat unsere Ziele und unsere Erwartungen bezüglich Effizienzsteigerungen bei Weitem überschritten“, so Xavier Buro, Projektmanager der Finanz- und Serviceabteilung bei Coop.

Leichter Zugriff auf Informationen Durch die Integration von OnBase AnyDoc Accounts Payable Automation Software in SAP wird auch die Benutzerakzeptanz der Lösung erhöht, da die Daten automatisch extrahiert und zum ERP-System übertragen werden. Somit haben die Benutzer von ihrem vertrauten Branchensystem aus Zugriff auf die erforderlichen Informationen, ohne dass Sie die neue Lösung im Detail erlernen müssen.

Trotz der großen Komplexität des SAP-Systems ist die OnBase AnyDoc-Lösung sehr stabil“, erklärte Klaus Eichhorn, SAP-Entwickler bei Coop. „Der Zulieferer wird automatisch anhand des gescannten Belegs erkannt, und die erfassten Daten werden an SAP übertragen.“

So haben Benutzer sofort nach der Erfassung von Informationen Zugriff auf diese Informationen. Es entfallen die Wartezeiten, die mit einer manuellen Dateneingabe einhergehen, und die Rechnungsgenehmigung wird beschleunigt.

Die Erfassung von Rechnungsdokumenten funktioniert extrem gut und überschreitet unsere Erwartungen bei Weitem.
Peter Baldauf, Manager für IT-Prozesse im Warenmanagement bei Coop.

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Der Unterschied

Überschreitung der für die Erkennungsrate gesetzten Ziele: „Dank OnBase AnyDoc ist dieser Workflow wesentlich effizienter“, so Peter Baldauf, Manager für IT-Prozesse im Warenmanagement bei Coop. „Die Erfassung von Rechnungsdokumenten funktioniert extrem gut und überschreitet unsere Erwartungen bei Weitem.“

Unterstützung von Compliance-Initiativen: OnBase AnyDoc führt automatisierte Mehrwertsteuer-Überprüfungen durch und stellt die Compliance der Kreditorenbuchhaltungsprozesse sicher.

Steigerung der Verarbeitungsleistung: Die Lösung von Coop unterstützt Mehrsprachigkeit und verarbeitet Überweisungsbelege. Damit werden rechnungsbezogene Prozesse beschleunigt.

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Weitere Informationen finden Sie unter OnBase.com/de-de»