Total Maroc reduziert die Verarbeitungszeit und Umweltbelastung mit Accounts Payable Automation


Die Herausforderung

Total Maroc ist bereits seit mehr als 80 Jahren in Marokko tätig. Das drittgrößte Unternehmen in der marokkanischen Erdöl- und Erdgasindustrie verfügt über ein umfassendes Netzwerk, einen Kundenstamm etablierter Fertigungsunternehmen und nachgewiesene Fachkenntnisse in den Bereichen Schmiermittel, Erdgas und Luftfahrt.

Der Schutz und der Erhalt der Umwelt gehören zu den Top-Prioritäten des Unternehmens, das darum bemüht ist, nachhaltiges Wachstum mit wirtschaftlichen Erfordernissen zu vereinen. Im Jahr 2010 begann Total Maroc, den Erwerb einer Accounts Payable Automation Lösung in Erwägung zu ziehen, die durch eine Reduzierung der Papierdokumente die Umweltbelastung des Unternehmens reduzieren sollte.

In der ersten Phase konzentrierte sich Total Maroc auf die Verwaltung von Frachtdokumenten für Erdölprodukte. Die Herausforderung für das Unternehmen bestand darin, die tägliche Verarbeitung von 250 Frachtdokumenten zu beschleunigen und die Anzahl verlorengegangener Unterlagen und Rechtsstreitigkeiten zu reduzieren. Dabei sollten die Dokumente allen Mitarbeitern zugänglich gemacht und die ökologischen Auswirkungen minimiert werden. Darüber hinaus wollte Total Maroc ein elektronisches Dokumentenmanagementsystem für Rechtsdokumente und Unterlagen einführen.

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Die Lösung

Zunächst identifizierte Total Maroc uneinheitliche Geschäftsprozesse, die zu Fehlern, Zeitverschwendung und Verlusten von Dokumenten führen konnten. Dann veröffentlichte das Unternehmen eine Ausschreibung für eine Lösung, die seine Arbeitsabläufe und Papierdokumente verändern sollte. Nach der Überprüfung und Abwägung verschiedener Lösungen und Anbieter wählte das Unternehmen die OnBase Accounts Payable Automation von Hyland. Dafür gab es vier Gründe:

  • Die anwenderfreundliche Oberfläche und leichte Bedienbarkeit
  • Das gute Preis-Leistungs-Verhältnis der Lösung
  • Die Fachkenntnisse der Vertriebsmitarbeiter und Betreuung durch Hyland während des gesamten Prozesses
  • Eine maßgeschneiderte Lösung für die spezifischen Anforderungen im Hinblick auf die Verarbeitung von Frachtdokumenten

Da Frachtdokumente von Mitarbeitern vor Ort bearbeitet werden, wurde die Accounts Payable Automation Lösung auf allen Ebenen der Lieferkette für Erdölprodukte implementiert. Zusätzlich zur Verarbeitung von Frachtdokumenten wurde die Lösung zum Scannen von juristischen Schriftstücken verwendet, damit diese für die entsprechenden Benutzer zugänglich sind.


Wir sind überaus zufrieden mit unserer OnBase-Lösung. Sobald OnBase bereitgestellt wurde, waren wir in der Lage, unstrukturierte und ungleiche Geschäftsprozesse in rationalisierte und strukturierte Prozesse umzuwandeln. Wir haben jetzt wesentlich weniger verlorene Dokumente und können Informationen viel schneller verarbeiten und versenden
Fadoua Mettioui, Leiterin IT, Total Maroc.

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Der Unterschied

Schnellere Verarbeitung: Die Verarbeitungszeit für den Versand von Frachtdokumenten vom Versand- an den Verarbeitungsort wurde von einem Monat auf einen Tag reduziert. Dabei ist dieser eine Verarbeitungstag nur deshalb erforderlich, da die meisten Frachtdokumente am Ende des Werktages gescannt werden.

Verbesserte Zuverlässigkeit und einfacherer Zugriff: Zuverlässigkeit ist ein Vorteil, der allen Kunden von Hyland Software zugutekommt. Seit der Implementierung von der OnBase Accounts Payable Automation gehen Dokumente nicht mehr verloren. Die Transparenz und Nachverfolgbarkeit wurde verbessert und die Dokumente sind sicher und für alle Benutzer sofort verfügbar.

Leichter Zugriff: Rechtsdokumente können über eine Dokumentensuche leicht abgerufen werden.

Verringerter Bedarf an Lagerfläche: Total Maroc war in der Lage, 25 Quadratmeter Lagerfläche an seinem zentralen Standort freizugeben und diesen Platz für andere Zwecke zu nutzen.

Weitere Ausbaumöglichkeiten: Total Maroc plant, seine Erfahrung mit der OnBaseBereitstellung an die Geschäftsleitung der Total-Gruppe weiterzureichen. Die Implementierung der OnBase Accounts Payable Automation Lösung bei Total Maroc wird überwacht, wobei der Schwerpunkt anfänglich auf Workflow-Modulen liegen wird, die zur Verwaltung und Standardisierung verschiedener im Unternehmen genutzter Formulare verwendet werden. Im Endeffekt sollen alle Versandprozesse abgeändert werden.


Warum gerade OnBase von Hyland?

Fadoua Mettioui, Leiterin IT: „Wir sind überaus zufrieden mit unserer OnBase-Lösung. Sobald die Accounts Payable Automation bereitgestellt wurde, waren wir in der Lage, unstrukturierte und ungleiche Geschäftsprozesse in rationalisierte und strukturierte Prozesse umzuwandeln.

Wir haben jetzt wesentlich weniger verlorene Dokumente und können Informationen viel schneller verarbeiten und versenden. Darüber hinaus können wir dank des Dokumentenmanagements diese Informationen schnell an die beteiligten Parteien weiterleiten.

Natürlich wurde auch die Kundenzufriedenheit wesentlich verbessert, und durch das Scannen aller juristischen Unterlagen und Dokumente konnten wir Lagerplatz freigeben, der nun für andere Zwecke genutzt wird. Weniger Papier bedeutet nicht nur mehr Büroraum, sondern auch weniger Umweltbelastung. OnBase ist eine äußerst skalierbare Lösung, mit der ohne Leistungseinbußen mehrere Benutzer gleichzeitig an Dokumenten arbeiten können.

Total Maroc ist mit der Implementierung von OnBase von Hyland und der Betreuung durch die Experten von Hyland sehr zufrieden. Wir haben beschlossen, unsere positiven Ergebnisse und unser Feedback an die Geschäftsleitung der Total-Gruppe weiterzuleiten, und hoffen, dass wir diese erfolgreiche Zusammenarbeit noch weiter ausbauen können.“

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Weitere Informationen finden Sie unter OnBase.com/de » »