Dokumente überarbeiten und unterzeichnen

Wenn Ihre Dokumente in Dateifreigaben, Microsoft SharePoint, E-Mail-Postfächern und PCs gespeichert sind, nutzen Mitarbeiter häufig ihr eigenes improvisiertes System zur Revisionskontrolle. Wenn jemand den Dokumentnamen ändert und die Datei an einem anderen Ort speichert, wird die Dokumentenverwaltung bald zum Albtraum. 

Wenn es Ihre Unternehmensprozesse erfordern, dass Dokumente signiert werden, stehen Sie vor dem Problem, ein elektronisches Dokument physisch unterzeichnen zu müssen. Darüber hinaus müssen Sie sicherstellen, dass das elektronische Dokument nach der Genehmigung geändert wird.

Die in OnBase angebotenen Tools machen das Revisionsmanagement und das Unterzeichnen von Dokumenten einfach.  

EDM Services 

Es ist wichtig, zu wissen, wer kritische Unternehmensdokumente überarbeitet und unabdingbar, alle Änderungen in jeder Datei und jedem Dokument nachverfolgen zu können. Da sich Inhalte ständig ändern, ist es oft schwierig, den Benutzern stets das aktuellste Dokument bereitzustellen. OnBase kann Ihnen helfen sicherzustellen, dass sämtliche Mitarbeiter – sogar Ihre Angestellten an anderen Standorten – stets mit der aktuellsten Version wichtiger Dokumente und Bilddateien in Microsoft Office arbeiten.

OnBase verwaltet problemlos mehrere Lektoren, verschiedene Versionen und mehrfache Überarbeitungen.

Digitale Signaturen 

Um gesetzliche Vorschriften zu erfüllen, muss oftmals eine juristisch akzeptierte Bestätigung von wichtigen Unternehmensdokumenten eingeholt und sichergestellt werden, dass das entsprechende Dokument nicht gefälscht oder nach der Bestätigung abgeändert wird.

OnBase kann Ihnen dabei helfen, das Fälschungsrisiko für Dokumente zu minimieren. Da sich elektronische Bestätigungen anhand von digitalen Zertifikaten effizient verfolgen lassen, werden Authentizität, Integrität und Schutz der signierten Dokumente nach der Genehmigung sichergestellt.

Signature Pad-Schnittstelle

Wenn in Ihrer Organisation handschriftlich unterzeichnet werden muss, fallen bei Ihnen wahrscheinlich Druckkosten an, nur um physische Signaturen zu ermöglichen. 

Mit OnBase können Sie mit einem Kugelschreiber o.ä. Unterschriften auf Ihren Dokumenten und Formularen elektronisch erfassen und anwenden. Damit wird garantiert, dass Ihre unterzeichneten Dokumente sicher und unverändert bleiben, ohne des Risikos von falscher Handhabung und Bearbeitungsverzögerungen von Papierdokumenten.

Mit OnBase können Sie handschriftliche Signaturen verwenden, ohne umständlich mit Papier arbeiten zu müssen!