Dokumente aufbewahren und vernichten

Um die behördlichen Vorschriften einzuhalten, müssen Sie nicht nur sicherstellen, dass Ihre Dokumente rechtzeitig vernichtet werden, sondern auch, dass sie vor zufälliger oder vorsätzlicher Löschung geschützt sind.

Von dem Moment an, in dem ein Dokument in Ihr OnBase-System gelangt, wird es durch ein nicht bearbeitbares Datenprotokoll unter Kontrolle gehalten. Das Dokument ist während seines gesamten Lebenszyklus geschützt und wird genau zum richtigen Zeitpunkt automatisch gelöscht.  

Mit OnBase kann Ihr Datenmanager Ihre Aufbewahrungspläne und Richtlinien problemlos auf Ihre elektronischen Dokumente und Akten anwenden und stellt dabei sicher, dass Ihre sensiblen Dokumente erst gelöscht werden, wenn die Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist.

Dokumentenaufbewahrung (Document Retention)

Viele der aktiven Dokumente in Ihrer Organisation – ob Abrechnungen, Verträge oder Personalakten – besitzen ab einem bestimmten Zeitpunkt keine Bedeutung mehr für das Unternehmen. Es ist jedoch schwierig, sich genau zu erinnern, wann ein Dokument gelöscht werden sollte, aber wenn Dokumente zu lange oder zu kurz aufbewahrt werden, ist auch dies potenziell riskant.

OnBase setzt in Ihrem Unternehmen eine strukturierte Aufbewahrungsrichtlinie um und etabliert automatisierte Prozesse für die Aufbewahrung erforderlicher Dokumente und die Vernichtung abgelaufener Akten. Sie können dabei nicht nur Kosten und Speicherplatz sparen, sondern auch die Compliance-Risiken minimieren, indem Sie auf manuelle Aufbewahrungspraktiken verzichten. 

Records-Management

Das zu lange Aufbewahren von Dokumenten ist rechtlich gesehen ebenso riskant wie das vorzeitige Vernichten.

OnBase vereinfacht das komplexe Verwalten von Dokumenten. Mit den flexiblen Aufbewahrungsfristen werden selbst komplexe Anforderungen eingehalten, von den Anforderungen staatlicher Institutionen bis hin zu internen Richtlinien. Die Vernichtung abgelaufener Dokumente hält selbst vor Gericht stand und senkt so das Risiko von Rechtsstreitigkeiten und die Kosten von Beweisaufnahmen. OnBase ersetzt ineffiziente manuelle Aufbewahrungspraktiken durch einen vollautomatischen Aufbewahrungsprozess.

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