Scannen und Dokumentenerfassung

Document-Imaging und Scannen mit OnBase

OnBase funktioniert mit fast allen Arten von Scannern: von All-in-One-Druckern, mit denen Seiten einzeln gescannt werden bis hin zu Systemen, die Tausende von Seiten pro Stunde verarbeiten.

Genau wie es Scanner für verschiedene Anforderungen und in verschiedenen Formen und Größen gibt – von Scannern für wenige Seiten bis hin zu Hochgeschwindigkeitsgeräten – bietet OnBase ebenfalls verschiedene Scansoftwareoptionen für Ihre speziellen Anforderungen.

  • Scannen von großen Mengen und Stapeln – OnBase kann Hunderte oder sogar Tausende von Dokumenten täglich von entfernt gelegenen Vertretungen und an zentralen Standorten erfassen.
  • Scannen von kleinen Mengen und bei Bedarf – die Benutzer in Ihrer Organisation können eintreffende Dokumente mit den Geräten scannen, die für sie in ihrer Rolle am praktischsten sind.
  • Automatische Datenerfassung OnBase arbeitet mit Technologien wie OCR (Optical Character Recognition), ICR (Intelligent Character Recognition) und Barcodes, um die manuelle Dateneingabe auf ein Minimum zu beschränken.

Es muss nicht nur Papier erfasst werden

In Ihrem ECM-System sollten nicht nur Papierdokumente zentral abgelegt werden. Elektronisch gespeicherte Geschäftsinformationen können in Dateifreigaben, privaten und freigegebenen E-Mail-Posteingängen, Microsoft SharePoint-Websites, Faxservern oder anderen Business-Systemen verteilt sein.

Verwalten Sie alle zugehörigen Dokumente zusammen in einem einzigen System.

  • Integrationen für MS Outlook, IBM Lotus Notes und Novell Groupwise – Ermöglichen Sie es den Benutzern, E-Mails und Anhänge beim Erhalt direkt in OnBase zu erfassen. Nach dem Import verknüpft OnBase das jeweilige Dokument mit dem entsprechenden Ordner, dem Fall oder mit der relevanten Transaktion.
  • E-Mail und Fax-Server – An zentrale Adressen gesendete E-Mails und Anhänge werden von OnBase automatisch erfasst, klassifiziert und gespeichert.  Da diese E-Mails Geschäftsprozesse auslösen, werden kostspielige Verzögerungen vermieden, was zu einer erhöhten Kundenzufriedenheit führt. Dank der Integration in Biscom Faxcom und Esker Fax müssen in OnBase eingehende Faxnachrichten nicht ausgedruckt werden. Das System erfasst sie elektronisch und stellt sie dem Empfänger sofort bereit.
  • Mainframes und AS/400-Anwendungen – OnBase erfasst von Mainframes, AS/400 und anderen Anwendungen generierte ASCII-, PCL-, AFP-, DJDE-, PDF- und XML-Druck- und Datenströme.
  • Dateifreigaben, FTP-Sites und SharePoint-Sites – OnBase bietet mehrere Tools zum einfachen Importieren von großen Dokumentenmengen, die auf Netzwerklaufwerken oder FTP-Sites gespeichert sind. Dabei werden zur Klassifizierung bestehende Text- und XML-Indexierungsdaten verwendet.  Dank der Integration in SharePoint können Dokumente manuell oder automatisch in OnBase archiviert werden.
  • In OnBase „drucken“ – Dokumente können über den Druckdialog von jeder Anwendung aus in OnBase archiviert werden.  Anhand eines virtuellen Druckertreibers werden Inhalte von Websites oder anderen Geschäftsanwendungen in ein digitales Format konvertiert und in OnBase gespeichert. Dabei werden die Inhalte direkt mit den zugehörigen Daten verknüpft.

Weitere Informationen zu den zahlreichen ECM-Funktionalitäten in OnBase finden Sie hier. Weitere Informationen über die Funktionen zur Erfassung von Inhalten und Daten in OnBase erfahren Sie im Abschnitt Erfassen.

Führend im Bereich des ECM