Manuelle Indexierung reduzieren oder eliminieren

Jedes Dokument, das in ein ECM-System importiert wird, muss klassifiziert und indexiert werden. Ganz ähnlich wie bei der Ablage von Papierdokumenten in Aktenschränken werden nur dann gute Ergebnisse erzielt, wenn das System gut durchdacht und organisiert ist. Zunächst muss festgestellt werden, um welche Art Dokument es sich handelt: ein Lebenslauf, eine Rechnung oder vielleicht ein Studiennachweis. Dann muss entschieden werden, anhand welcher Informationen das Dokument später gesucht wird, z. B. unter dem Kundennamen, dem Firmennamen, dem Datum oder einem anderen Merkmal.

Obwohl das Scannen eines Dokuments nur Sekunden in Anspruch nimmt, kann es Minuten dauern, bis es indexiert ist. Denn oft muss sich zunächst ein Mitarbeiter das Dokument ansehen und entscheiden, was in das Enterprise-Content-Management-System eingegeben werden soll, und diese Informationen schließlich manuell eingeben. Daher kann die Indexierung recht langwierig sein. 

Diese Werte müssen zudem unbedingt genau angegeben werden, denn wenn die Dokumente falsch abgelegt werden, führt dies später möglicherweise zu einer Verzögerung der Prozesse.

Die Zeit für die Indexierung von Dokumenten und die Sicherstellung, dass die Werte korrekt sind, kann so zum kostspieligsten Bestandteil des gesamten Geschäftsprozesses werden.

OnBase wurde speziell dazu konzipiert, die Kosten der manuellen Indexierung von Dokumenten niedrig zu halten, indem die manuelle Indexierung reduziert oder sogar vollständig eliminiert wird.

OnBase AnyDoc

Mit OnBase lassen sich mehr Dokumente schneller und mit weniger Mitarbeitern sowie zu geringeren Kosten indexieren.

Da gescannte Dokumente und Formulare automatisch indexiert werden, sind weniger Mitarbeiter für die manuelle Indexierung erforderlich. Ihre Unternehmensprozesse werden beschleunigt, denn die Dokumente sind für die Benutzer sofort greifbar.

OnBase minimiert Ihre Indexierungskosten und maximiert Ihre Indexierungsergebnisse.

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Barcode Recognition Server

Selbst mit gut ausgebildeten Mitarbeitern ist die manuelle Indexierung von Dokumenten arbeitsintensiv, teuer und fehleranfällig.
Mit einer einzigen OnBase-Arbeitsstation, die anhand von Barcodes die eingescannten Geschäftsdokumente Ihres Unternehmens automatisch trennt, klassifiziert und indexiert, treten wesentlich weniger Fehler auf als bei der manuellen Dateneingabe.

Die OnBase-Barcodefunktionen minimieren die Kosten und maximieren die Effizienz der Indexierung.

Barcode Generator

Mit dem Barcode Generator von OnBase lassen sich gescannte Dokumente ohne zeitraubende manuelle Dateneingabe klassifizieren. Alle erforderlichen Indexierungsinformationen werden genau und effizient mit einem einzigen Klick direkt aus den Branchensystemen erfasst.
Da OnBase Barcode-Deckblätter erstellt, fallen wesentlich weniger Kosten für manuelle Neueingaben an und es kommt zu erheblich weniger Verzögerungen. Es treten weniger Dateneingabefehler auf und die Unternehmenszyklen werden beschleunigt.

Autofill-Attributsätze

Obwohl immer einige Indexwerte eingegeben werden müssen, können Autofill-Attributsätze den Zeitaufwand für die Indexierung von Dokumenten drastisch reduzieren. Oftmals werden Dokumente mit ähnlichen Attributwerten indexiert. Wenn sich beispielsweise mehrere Dokumente auf den gleichen Kunden beziehen, sind auf den Dokumenten einige identische Indexierungswerte zu finden, z. B. die Kundennummer, der Kundenname, die Postleitzahl und Telefonnummer. 

Werden in OnBase Autofill-Attributsätze verwendet, müssen gemeinsame Werte nur einmal eingegeben werden, entweder in OnBase oder in einem anderen System, und werden dann zur Indexierung weiterer Dokumente wiederverwendet. Während des Indexierungsprozesses muss in OnBase nur der erste eindeutige Wert eingegeben werden. Das System füllt dann die identischen gemeinsamen Werte automatisch aus, damit Sie diese nicht wiederholt eingeben müssen. 

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