Scannen von großen Mengen und Stapeln

Jedes CRM-System, das von Unternehmen genutzt wird, erfordert zumindest zu Beginn das Einscannen von großen Mengen Papier. Wahrscheinlich müssen Sie Tausende von Dokumentseiten digitalisieren, die in Kartons oder Aktenschränken abgelegt sind, sowie Hunderte oder Tausende von Dokumentseiten, die täglich bei Ihnen eintreffen.

Sie können diese Herausforderung auf zweierlei Arten angehen:

  1. Ihre eigenen Mitarbeiter können die Dokumente scannen. 
  2. Sie können das Scannen von einem Serviceanbieter extern erledigen lassen. 

Option 1: Dokumente im eigenen Unternehmen scannen

Wenn Sie Ihre Dokumente selbst scannen möchten, müssen Sie zunächst feststellen, wie viele Seiten gescannt werden müssen und wann diese Aufgabe erledigt sein muss.  Wenn Sie dies festgestellt haben, müssen Sie: 

  • Die richtige Art und Anzahl von Scannern kaufen 
  • Scansoftware auswählen, mit der Ihre Mitarbeiter gut arbeiten können
  • Die richtigen Mitarbeiter für folgende Aufgaben einstellen und anlernen: 
    • Dokumente für den Scanvorgang vorbereiten (z. B. Heftklammern entfernen) 
    • Dokumente sortieren und in Stapeln ablegen 
    • Dokumente scannen
    • Dokumente indexieren

Mit OnBase können Sie Ihre Dokumente dort scannen, wo Sie sie erhalten und in elektronischem Format an OnBase senden. Die Dokumente müssen nicht physisch verschickt werden. Sie brauchen lediglich eine Internetverbindung an den entfernten Standorten. 

Production Document Imaging

Wenn Sie teure Lagerräume haben, die mit Papierdokumenten gefüllt sind und jeden Tag in der Post noch mehr Papier kommt, fragen Sie sich wahrscheinlich, wie Sie diese ganzen Inhalte elektronisch erfassen sollen.  

Mit OnBase können Sie große Mengen an Dokumenten mit geringem Zeitaufwand direkt in Ihr CRM-System scannen, indexieren und archivieren. Mit den leistungsstarken Optionen, die OnBase nach der Erfassung bietet, können Sie den gesamten Prozess vollständig automatisieren. Sie können mühsame manuelle Dateneingaben eliminieren und Ihre Inhalte allen Mitarbeitern sofort zugänglich machen. So lassen sich die Durchlaufzeiten für Unternehmensprozesse beschleunigen. 

OnBase bietet ausgezeichnete Dokumenterfassungsfunktionen: Schnelle und effiziente Verarbeitung von großen Mengen.

Disconnected Scanning

In der derzeitigen globalisierten Wirtschaft arbeiten viele Unternehmen von mehreren entfernt gelegenen Standorten aus. Manchmal ist die Internetverbindung an solchen Standorten langsam oder unzuverlässig. Das Transportieren von Papierdokumenten von entfernten Standorten an eine zentrale Stelle, um sie zu scannen, kann weitere Kosten und Verzögerungen verursachen.

Mit OnBase können Sie Ihre Produktivität optimieren, die Effizienz steigern und Unternehmensprozesse beschleunigen, indem Sie in Ihrem Unternehmen Dokumente dort scannen lassen, wo sie eintreffen. So können Sie Dateien hochladen, wenn der Zugriff auf das Netzwerk optimal ist, und Versandkosten und Sicherheitsrisiken eliminieren, die beim Versenden von Papierdokumenten bestehen. 

Je früher Sie Ihre Dokumente scannen, umso schneller können Ihre Unternehmensprozesse abgeschlossen werden.

OnBase bietet viele Optionen zur Automatisierung des Indexierungsprozesses. Klicken Sie hier , um diese Optionen zu sehen.

Option 2: Das Scannen von einem externen Serviceanbieter erledigen lassen

Bei dieser Option bezahlen Sie einen externen Anbieter für das Scannen. Das bedeutet:

  • Sie brauchen keine Hochleistungsscanner kaufen. 
  • Sie brauchen keine Mitarbeiter zum Bedienen der Scanner ein- oder abstellen. 
  • Sie brauchen keine Hochleistungs-Scansoftware kaufen. 

Ihre gescannten Dokumente lassen sich dann mit dem Modul Document Import Processor ganz einfach direkt in OnBase importieren.

Produktbroschüre