Vereinfachen Sie die Compliance und übernehmen Sie die vollständige Kontrolle über Ihren internationalen Handel

Zollagenten müssen importierte Waren schnell und mit minimalem Kostenaufwand über die Grenze bringen und dabei die gesetzlichen Bestimmungen einhalten. Die größte Hürde auf dem Weg zu diesem Ziel ist die ordnungsgemäße Verwaltung der Dokumentation. Mit OnBase, der Enterprise-Content-Management-Lösung (ECM) von Hyland Software, werden Papierdokumente in elektronische Dokumente umgewandelt und an einem einzigen Ort gespeichert, wo sie über einen einfachen Mausklick abgerufen werden können. 

Darüber hinaus können Sie mit OnBase Zollprozesse automatisieren, wie z. B. die Freigabe und Einfuhr von Waren sowie die Aktenführung, um die Kosten zu senken und behördlichen Anforderungen zu genügen. 

Automatisieren Sie Prozesse, um die Kosten pro Antrag zu reduzieren und Verzögerungen zu vermeiden 

Das manuelle Weiterleiten von Papierdokumenten an 15 bis 25 Personen, die an jedem Einfuhrprozess beteiligt sind, ist eine Zeitverschwendung für die Mitarbeiter und erhöht die Betriebskosten. Indem Papierdokumente in elektronische Dateien umgewandelt werden, lassen sich Dokumente automatisch durch das gesamte Unternehmen leiten, auch an entfernte Standorte auf der ganzen Welt.

So können die Dokumente schnell von einer Person zur nächsten gelangen, während die automatische Verteilung entsprechend der Arbeitsbelastung dafür sorgt, dass die Aufgabe an einen Mitarbeiter gesendet wird, der sich sofort darum kümmern kann. So steigern Sie die Effizienz und Produktivität der Mitarbeiter, senken die Betriebskosten und die Kosten pro Antragsstellung. 

Verwalten und speichern Sie Dokumente automatisch, um die Aktenführungsvorschriften für die Zollabfertigung zu erfüllen 

Da OnBase Global Trade Solutions in Ihre vorhandenen Transport- und Versandanwendungen integriert wird, müssen die Daten nicht wiederholt eingegeben werden und die Einfuhrprozesse laufen unkomplizierter ab. Die Verknüpfung mit vorhandenen Systemen und das Eliminieren von Papier ermöglichen es Ihnen, den Informationsfluss im gesamten Unternehmen zu automatisieren und ohne manuelle Aufgaben zu arbeiten, die den Bearbeitungsprozess verlangsamen. Dadurch reduzieren Sie die Betriebskosten pro Einfuhr und können mehr Einfuhren mit weniger Mitarbeitern abwickeln.

Bieten Sie Ihren Kunden einen besseren Kundenservice

Für Zollagenten ist die genaue Pflege von Dokumenten zentral. Bei Aufbewahrungsfristen ist die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften besonders wichtig, und für fahrlässige Versäumnisse bei der Pflege der Dokumentationen seitens des Importeurs drohen Strafen, die die Zollbehörde pro Einfuhr erhebt.

OnBase verfolgt automatisch, welche Personen Dokumente aufrufen oder weiterleiten sowie jegliche Aktionen, die diese Dokumente betreffen. Das System bewahrt zudem Dokumente und alle zugehörigen Korrespondenzen, Kommunikationen und Notizen für eine vorgegebene Dauer auf und ermöglicht das Löschen der Dokumente nach Ablauf der Frist. So haben Sie die Gewissheit, dass Ihre Dokumente den behördlichen Vorschriften entsprechen. 

Wenn ein Importeur eine Aufforderung von der Zollbehörde erhält, Handelsdokumente vorzuweisen, können Ihre Mitarbeiter diese Dokumente in wenigen Sekunden aufrufen und sofort weiterleiten. Ihre Kunden können also besser auf Prüfungen seitens der Zollbehörde reagieren und deren Anforderungen leichter erfüllen. Damit bieten Sie einen ausgezeichneten Kundenservice, ohne die Zeit Ihrer Mitarbeiter zu stark zu beanspruchen.


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