ECM-Bausteine

Der Nutzen und damit der Wert eines ECM für ein Unternehmen umfasst weit mehr als nur Lösungen zum Scannen, Speichern und Abrufen. Tatsächlich stellen die folgenden sechs ECM-Kategorien die Bausteine beziehungsweise die Funktionen dar, die die ideale ECM-Lösung aufweisen sollte:

Erfassung, Prozess, Zugriff, Integration, Analyse, Speicherung

Den größten Nutzen erhalten Sie, wenn Ihre Lösung Elemente aus jeder dieser Kategorien enthält. 

In jedem der folgenden Abschnitte wird der „Goldstandard des ECM“ aufgezeigt, sodass Sie genau wissen, auf welche Punkte Sie bei der Bewertung unterschiedlicher ECM-Produkte achten sollten.

Erfassung

Eine ideale ECM-Lösung, wie OnBase von Hyland Software, muss in der Lage sein, jeden Dateityp von jedem physischen Standort aus zu erfassen und Ihre Dokumente automatisch zu klassifizieren.

Managen

ECM-Lösungen können Ihre Prozesse optimieren und durch die Eliminierung von Zeitverlusten Ihre Effizienz steigern.

Integrieren

Ihre Enterprise-Content-Management-Lösung (ECM) muss sich nahtlos in alle Ihre wichtigen Anwendungen, wie SAP, Microsoft und andere, integrieren. Durch die Integration in Ihre Anwendungen gelingt der Übergang zu einer neuen Software auf einfache Weise, denn Sie müssen nicht mehr zwischen verschiedenen Anwendungsfenstern wechseln, um die richtigen Informationen zu finden. Zudem werden Fehlerquellen durch manuelle Dateneingabe eliminiert.

Zugriff

Mit einem Enterprise-Content-Management-System (ECM) erhalten Sie schneller und bequemer Zugriff auf wichtige Informationen. Außerdem kann jeder, der Zugriff auf diese Inhalte benötigt, von jedem Standort aus einfach darauf zugreifen.

Analyse

Ihre ECM-Lösung muss die Informationen und Aktivitäten innerhalb der Lösung überwachen und berichten, ohne dass IT- oder Datenbankadministratoren aktiv werden müssen.

Speicherung

Eine ideale Enterprise-Content-Management-Lösung (ECM) liefert eine finanziell tragbare Datenredundanz und führt die Aufbewahrungsrichtlinien vorschriftsmäßig automatisch im Hintergrund aus.