Verwaltung von zu großen Papiermengen

Welche Mengen sind für ein Unternehmen zu viel Papier? Meist ist die Antwort auf diese Frage subjektiv. Für einige ist ein Stapel Akten in ihrer Ablage zu viel. Für andere ist es ein ganzes Büro voller Aktenschränke, da die Bürofläche besser genutzt werden könnte. 

Oder sind es vielleicht Akten, die aneinandergereiht eine Länge von über 25 Kilometer ergeben und über zahlreiche Abteilungen verstreut sind? Und was ist, wenn noch ein Unternehmensprozess, der die Patientenbetreuung beeinträchtigt, hinzukommt? Mit diesem Problem musste ein im Gesundheitswesen tätiger Kunde von Hyland fertig werden. Wir hoffen, dass Ihre Herausforderungen aufgrund von Papiermengen nicht ganz so groß sind.

Es wäre jedoch nicht besonders überraschend.

Papierdokumente in Form von Bewerbungen, Lebensläufen, Belegen, Arbeitsaufträgen, Rechnungen, Kostenforderungen und vieles mehr verursachen im gesamten Unternehmen einen großen Zeitaufwand durch die Art und Weise, wie damit umgegangen wird. Alle Bereiche, wie das Personalwesen, die Kreditoren- und Debitorenverwaltung, das Gebäudemanagement und sogar die anspruchsvollste Disziplin aller Unternehmen, der Kundendienst, werden von einem entsprechenden Umgang mit Papierunterlagen beeinflusst. Nicht nur eine langsame Bearbeitung und Schwierigkeiten beim Auffinden von Akten, sondern auch unvollständige Informationen und doppelte Arbeit führen zu Produktivitätseinbußen und sind zudem ein Albtraum für den Kundendienst aller Unternehmen, die versuchen, wettbewerbsfähig zu bleiben.

Außerdem wird viel Platz benötigt. TCP Inc., ein Hersteller von energieeffizienten Beleuchtungsmitteln und Kunde von Hyland, lagerte Akten in einem Lagerhaus, das jedoch in erster Linie für die Produkte bestimmt war. Da die Akten übereinandergestapelt gelagert wurden, musste ein Angestellter, der auf diese Akten zugreifen wollte, einen Lagermitarbeiter hinzuziehen, der die entsprechenden Dokumente ausfindig machte und mithilfe eines Gabelstaplers bereitstellte. Dieser Vorgang stellte für den Angestellten einen großen Zeitaufwand für eine geringwertige Tätigkeit dar und unterbrach den regulären Arbeitsablauf des Lagermitarbeiters.

Mit der Einführung einer Dokumentenverwaltungslösung zur Senkung des Papierverbrauchs entfernte TCP verschwenderische und unproduktive Schritte aus den betrieblichen und administrativen Abläufen. Ein papierloses Auftragseingangsverfahren wurde eingeführt, wodurch der Druck von jährlich 125.000 Papierseiten überflüssig, die Debitorenlaufzeit um fünf Tage reduziert und eine Arbeitszeit, die vier Vollzeitmitarbeitern entspricht, eingespart wurden. 

Wir müssen jedoch eines deutlich machen: Keine umfassende ECM-Lösung kann Papierunterlagen vollständig aus dem Geschäftsleben verbannen. Papier wird es immer geben – auch in Unternehmen. Jedoch sollten Sie sich nicht von der wahren Flut an Informationen, mit der Ihr Unternehmen konfrontiert wird, regelrecht überschwemmen lassen.

Eine intelligente und benutzerfreundliche Dokumentenverwaltungslösung kann den Großteil der Dokumente und Inhalte nahtlos erfassen, organisieren und verwalten sowie einen vollständigen Überblick für fundierte Entscheidungen bereitstellen.

Wenn Sie mehr über diese Möglichkeiten erfahren möchten, helfen wir Ihnen gerne bei der Entwicklung Ihrer individuellen ECM-Lösung. Haben Sie keine Bedenken. Wir begleiten Sie Schritt für Schritt. Und der erste Schritt ist die Dokumentenverwaltung.