Ahorre Dinero: ¿Cómo ECM se traduce en retorno de la inversión?

Para muchas compañías, invertir en una solución ECM implica una inversión de capital significativa. Y como cualquier inversión de capital, usted quiere tener la seguridad de que lo que está comprando, se va a pagar por sí solo. Estamos hablando de producir un retorno sobre la inversión (ROI, por sus siglas en inglés). 

Con una solución ECM, se dan algunos ahorros fundamentales en costos que rápidamente se incrementan, como por ejemplo la reducción en el consumo de papel, mayor espacio en el piso una vez que usted abandona el "almacenamiento físico de documentos" (sus archivadores y cajas de cartón), y la eliminación de otros servicios como almacenamiento fuera de sitio, servicios de mensajería y cargos de envío, creación de microfichas y videos y más. 

Por ejemplo, un cliente en la industria manufacturera implementó la solución OnBase y lo integró con su solución SAP para apoyar sus necesidades de cuentas por pagar. Además de aumentar la velocidad de procesamiento de la factura y la velocidad para solucionar problemas, ellos redujeron los costos de papel, procesamiento manual y almacenamiento alcanzando un ahorro mensual de USD 8.000.

Otras formas en que una solución ECM puede lograr un impacto son:

  • Captura de descuentos por pronto pago de las facturas de cuentas por pagar
  • Garantía de que los descuentos de contratos previamente negociados se apliquen durante la vigencia del contrato
  • Eliminación de pagos duplicados a proveedores
  • Solución de problemas en la primera llamada, sin necesidad de utilizar métodos de investigación ineficientes y una llamada de regreso con la solución del problema
  • Cumplimiento demostrable y documentado de las regulaciones de la industria que de otra forma conllevan a penalidades financieras por no conformidad 

¿Qué ocurre con el Costo Total de Propiedad? Partiendo de que el precio es un factor importante, ¿cómo determina usted el costo total de su solución?

No es solo lo que la solución ECM le costaría hoy día (para implementar). ¿Cuánto le costaría mañana (cambiarla, mantenerla, integrarla y actualizarla)? 

Las aplicaciones de software empresarial ECM, ERP, CRM, etcétera, son activos de alto valor. Estas aplicaciones son utilizadas cada día en una organización por periodos que van de cinco a quince años.

Basar el costo total de propiedad (TCO, por sus siglas en inglés) de la solución ECM en los costos iniciales de implementación es como estimar el costo de criar a su hijo con base en la factura inicial del hospital. Este evento que ocurre una sola vez no puede indicar el costo total en general. 

A la hora de comprar una solución ECM, el valor se debe basar no solo en la compra, sino en lo que toma asegurarse que la solución proporciona un valor a largo plazo. Pregúntese: 

  • ¿Qué tipo de recursos requerirá la solución para operar a su máximo potencial?
  • A medida que expando mi solución de ECM a otros departamentos y que mi organización crece, ¿tendré la capacidad de hacer crecer mi propia solución o necesito pagarle al proveedor para que haga cambios?
  • ¿Cuánta configuración tomará para hacer cambios o actualizar la solución? ¿Cuánta configuración tomará para integrarse con mis otras aplicaciones? 

A la hora de determinar el costo total de propiedad, también debe considerar la profundidad del producto. Una solución ECM que es flexible, que tiene una amplia gama de funcionalidad y que es fácil de configurar con poco o nada de codificación personalizada, es mucho más rentable de mantener. Esta solución proporciona más valor a largo plazo porque cuando usted quiere funcionalidad, está ahí. Usted no tiene que gastar tiempo y dinero configurando una solución o investigando un producto nuevo para llenar los vacíos. 

Las personas que toman decisiones en tecnología son responsables no solo de encontrar la solución correcta, sino también de encontrar la que no agote el presupuesto a través del tiempo. Una solución ECM con un costo total de propiedad bajo libera el gasto para otros proyectos en vez de solo pagar para mantener las aplicaciones existentes. 

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