¿Los procesos empresariales retrasan a la compañía?

La eficiencia de los procesos empresariales en su organización es fundamental para su éxito y mantener estabilidad en sus resultados. Sea que usted esté enfocado en la eficiencia diaria de sus empleados o en el panorama general, los detalles de cómo su información se desplaza a través de su organización definitivamente lo impactarán. 

Una solución de contenido empresarial estratégico (ECM) como OnBase debe agilizar sus procesos mientras sigue siendo lo suficientemente flexible para cumplir con las necesidades específicas de su organización. 

Muchos de los problemas que usted enfrenta en el proceso son específicos a su industria. Para resolverlos, usted necesita más que expertos en tecnología. Usted necesita expertos en la industria que hayan trabajado en organizaciones como la suya y que entiendan sus desafíos. 

Diferencia en el proceso empresarial 

Esto es lo que ocurrió con Seguros de Occidente (Occidente), una compañía de seguros mundialmente reconocida con sede en la ciudad de Guatemala, Guatemala. El asegurador quería aumentar su participación en el mercado y estar por encima de sus competidores. El asegurador estaba usando OnBase para administrar los procesos empresariales electrónicamente, pero los gerentes de Occidente sabían que no estaban utilizando la solución a su máxima capacidad. Occidente necesitaba crear un plan a corto y largo plazo para obtener mejoras continuas en los procesos y sistemas.

Por esta razón, la compañía buscó a los expertos de Hyland Software y a los miembros de nuestro Grupo de Soluciones Empresariales (ESG, por sus siglas en inglés). ESG le brindó al asegurador un documento que detallaba un plan de trabajo para ayudar a la empresa a desarrollar un mejor conocimiento sobre qué procesos requerían mejoras, dónde y por qué. Occidente facultó a sus empleados a usar las aplicaciones existentes de mejor manera para hacer las tareas diarias más eficientes y rentables, reduciendo la cantidad de tiempo que tomaba otorgar nuevas pólizas y procesar reclamaciones.

¿Cuál fue uno de los mayores resultados? Estrategias ejecutables para necesidades a corto y largo plazo.

“La recomendación número uno de Hyland fue la creación de un comité de ECM,” dice Julia Fernández, gerente de proyectos de TI. Nos recomendó cómo facilitar la transición de nuestros equipos desde un entorno de papel a uno electrónico para terminar nuestro trabajo más rápidamente”.

Trabajo enfocado y de alto valor 

Puede ser que los procesos empresariales actuales no estén documentados, por lo cual los empleados no los pueden adaptar y no están facultados para llevar a cabo el trabajo. Además, los procesos como están ahora pueden tener un valor alto y requerir de empleados caros que gastan tiempo en tareas repetitivas de valor bajo necesarias para hacer negocios.

Muchos de nuestros procesos empresariales involucran aplicaciones que usted utiliza cada día como correo electrónico o sus aplicaciones esenciales, por ejemplo: planificación de recursos empresariales (ERP, por sus siglas en inglés), sistemas de información de estudiantes y otros. Vaya un paso adelante al integrar en forma fluida su solución de ECM con estas aplicaciones esenciales para eliminar la información estancada y hacer uso de sus inversiones en tecnología ya existentes.

Contar con mejores procesos empresariales también implica la identificación de los riesgos de cumplimiento y regulatorios. Su solución de ECM debe proporcionar una funcionalidad natural e intuitiva para ayudarle a su organización a cumplir con los requisitos regulatorios.

Los procesos inconsistentes e ineficientes resultan en tiempo adicional para tomar decisiones, así como decisiones tomadas cuando se cuenta solo con información parcial, lo cual causa la pérdida de productividad y utilidades, así como un aumento del riesgo de cumplimiento o regulatorio.

La tecnología y estrategia de una solución ECM en la que usted invierte debe garantizar que los procesos en que usted confía cada día faculten a sus usuarios y que estos sean más eficientes y eficaces como resultado de esa solución. 

Garnter Magic Quadrant para para gestión de contenido empresarial