¿Tiene muchas versiones de documentos críticos?

Si usted está en el negocio de vender un producto o servicio, y responde a una fuerza laboral de agentes de ventas que representan dicho producto o servicio, ¿cómo podría su negocio ser exitoso si cada representante de ventas estuviera trabajando con una lista de precios diferente? ¿O si algunos de ellos estuvieran usando contratos o formularios de pedido obsoletos? 

El negocio no sería exitoso, ¿cierto? O tomaría mucho trabajo mantenerse a la vanguardia. Súmele otros asuntos legales y de cumplimiento, y tener muchas versiones de documentos "finales" es un dolor de cabeza que nadie quiere. 

Con una solución de gestión de contenido empresarial (ECM) que permite la administración de documentos y el control de versiones/revisiones, esa preocupación puede ser cuestión del pasado. Con una implementación cuidadosa, las empresas grandes y pequeñas pueden centralizar la administración de documentos empresariales cambiantes, y proporcionar una sincronización fuera de línea para los usuarios remotos, asegurándose que todas las personas accedan a la versión más actualizada del documento. 

Tome como ejemplo un hospital grande en los Estados Unidos. Sin un estándar que presione con políticas, al personal de laboratorio con frecuencia se le escapa el anuncio de una política nueva o la actualización de una política anterior. Con la solución OnBase de Hyland Software, las políticas se almacenan y monitorean en un repositorio central. Y el hospital puede así verificar cuál director médico firmó la política y cuándo, mientras que los empleados nuevos tendrán la seguridad de recibir las versiones más recientes de cada política que ellos necesitan. 

Además, si una política necesita ser revisada, el hospital podrá enviar un borrador para que sea revisado por la persona encargada. Cuando la política es finalizada, el sistema la envía a un director médico para su respectiva aprobación. Después de 11 meses, la solución le recuerda al propietario que ya es hora de la revisión anual de la política. De esta manera, el personal no necesita preocuparse por cuándo revisar cada política, ni tampoco tiene que esperar por las lentas aprobaciones de documentos físicos. Las políticas siempre son actualizadas a tiempo y el hospital cumple con las normas.

Esto es crucial, ya que este hospital debe estar listo para una auditoría por parte del Colegio Americano de Patólogos o la Asociación Americana de Bancos de Sangre. 

La mejor parte de ser capaces de administrar la creación, revisión y distribución de documentos empresariales importantes es solamente eso: la capacidad de administrar la creación, revisión y distribución de documentos empresariales importantes. Ya no tendrá más caos con clientes que trabajan desde versiones anteriores. Tampoco tendrá la preocupación de que las anotaciones importantes desaparezcan con el papel en que se escribieron. También tendrá una capacidad sin precedentes de garantizar la consistencia de documentos y la precisión de palabras claves. 

Forrester