Artículo de enfoque de AIIM: Elegir la metodología de captura correcta

La capacidad de capturar contenido empresarial y hacer que la información esté disponible es un elemento esencial de cualquier empresa. De muchas maneras, la captura es el punto de apoyo para ciertas tecnologías y paradigmas estratégicos, ofreciendo la base para las organizaciones comerciales. Por lo tanto, es vital que la manera que las organizaciones abordan la captura mejore los procesos empresariales, en lugar de impedir o entorpecer su función. 

Captura para archivar

Muchas organizaciones utilizan la secuencia de captura para archivar, y este ha sido el estándar por mucho tiempo. La captura para archivar, o la captura en el lado administrativo, comienza con el ingreso de los documentos de papel u otro contenido físico. Estos materiales son organizados manualmente y entregados personalmente a las personas y departamentos pertinentes en la empresa.  

Captura para proceso

Un porcentaje reducido de organizaciones han organizado sus sistemas de captura de manera opuesta a la captura para archivar. Mientras que la captura para archivar utiliza a la captura sólo como una herramienta para el almacenamiento, la captura como proceso integra a la captura como un componente del mismo proceso. Este tipo de captura se concentra desde el comienzo del proceso, por lo que la captura ocurre al principio y une al contenido digital con aplicaciones y procesos empresariales dependientes desde el comienzo. 

Estos cuatro elementos son los que tiene que considerar cuando evalúa cómo la captura para el proceso puede beneficiar a su organización:

  • Contraste las necesidades de acceso, procesamiento, seguridad y cumplimiento normativo de su organización con su proceso de captura.
  • Mapee los procesos empresariales críticos en su empresa para investigar donde puede capturar el contenido temprano y transmitirlo directamente a los procesos importantes.
  • Audite su contenido entrante y la forma en la que ese contenido es manejado, y revise cómo la clasificación o las herramientas de captura automatizada pueden alimentar los procesos sucesivos para mejorar la productividad y agilizar las respuestas.
  • Evalúe el desempeño de la metodología y la tecnología que utiliza actualmente para la captura, y analice si un nuevo modelo o una nueva tecnología son necesarias para mejorar la eficiencia y el rendimiento de la inversión.