Impresión y distribución de documentos

A menudo, cuando sus documentos están organizados y almacenados en un servidor central, necesita enviarlos a sus clientes. OnBase puede facilitar considerablemente este proceso, generando cartas individualizadas o creando informes basados en sus documentos y datos existentes, lo que le permite distribuirlos a sus clientes y afiliados sin esfuerzo, incluso si los envía en formato electrónico. 

De un vistazo a las opciones siguientes para descubrir cómo puede OnBase optimizar la impresión y la distribución de sus documentos: 

Document Composition 

Esta aplicación de OnBase reduce el tiempo que necesita para crear documentos manuales y le permite enviárselos antes a sus clientes. 

OnBase Document Composition automatiza la creación de documentos y reduce el coste asociado a las comunicaciones escritas. Genera documentos con datos del sistema existentes, fragmentos de documentos Word e información introducida por el usuario, lo que aumenta la precisión y la velocidad del proceso. Puede utilizar plantillas estandarizadas en sus documentos para garantizar la consistencia de la imagen y la marca corporativas. 

Ahora puede sustituir la creación manual de documentos, lenta y costosa, por la creación automática de documentos, precisa y eficiente. 

Image Document Composition 

Rellenar formularios en papel continúa siendo una parte de muchos procesos empresariales, incluso en organizaciones que trabajan con documentos electrónicos. Es necesario dedicar tiempo a escanear los formularios de papel, almacenarlos y conectarlos a datos de otros sistemas. 

OnBase estandariza las tareas de crear y rellenar formularios en papel convirtiéndolos en imágenes digitales. Las imágenes TIFF de formularios escaneados constituyen la base de cualquier documento nuevo. Como parte de la plantilla del formulario se incluyen búsquedas en la base de datos, datos introducidos por el usuario y casillas de texto OnBase. Después se configuran y añaden a la plantilla del formulario las casillas que importan datos al documento. Se mezclan los datos de todas las fuentes en la plantilla del formulario y se genera el documento con la imagen final. 

OnBase puede ayudarle a garantizar la conformidad normativa, la consistencia y disponibilidad de sus formularios en papel. 

Image Statements 

Acorte su ciclo de tiempo de cobro y mejore su flujo de caja enviando antes sus comunicaciones a los clientes. OnBase reúne documentos asociados, consolidándolos y generando un documento de una sola imagen. El documento consolidado puede distribuirse por correo electrónico en formato PDF o enviarse por correo postal como un documento de papel. OnBase también le permite imprimir códigos de barras POSTNET, que facilitan la clasificación del correo y pueden permitirle optar a una tarifa postal reducida. 

Ofrezca mejor servicio al cliente, minimice las disputas sobre facturas y reduzca los tiempos de respuesta y las preguntas de los clientes con Image Statements. 

CD/DVD/Blu-ray Publishing 

Su organización desarrolla relaciones con clientes, socios y vendedores intercambiando información de empresa esencial. Este intercambio es a menudo ineficiente y exige gran dedicación y tiempo para recopilar y enviar por correo postal o electrónico elevados volúmenes de documentos. 

OnBase facilita la tarea de compartir información, ya que permite localizar rápidamente un grupo específico de documentos (que pueden incluir el estado de cuenta mensual de un cliente y todos los documentos asociados, por ejemplo) y enviarlos digitalmente de forma conjunta para facilitar su distribución. Sus clientes recibirán sus documentos en un sistema de visualización integrado OnBase, todo en un solo CD/DVD/disco blu-ray.