Revisar y firmar documentos

Cuando sus documentos se almacenan en archivos compartidos, Microsoft SharePoint, bandejas de entrada de correo electrónico y computadores personales, los empleados a menudo utilizan su propio e improvisado sistema de control de revisiones. Pueden cambiar el nombre del documento y almacenarlo en distintos lugares, de forma que se vuelve imposible gestionar sus documentos con rapidez. 

Si tiene procesos empresariales para los que haya que firmar documentos, puede ser difícil obtener una firma física en un documento electrónico y comprobar después que el documento no se ha visto alterado tras su aprobación. 

Las herramientas que ofrece OnBase pueden facilitar considerablemente las tareas de revisión y firma de documentos. 

EDM Services 

Es importante saber quién revisa sus documentos de empresa esenciales y localizar cualquier modificación realizada en sus archivos. Con contenidos que cambian constantemente, puede resultar difícil asegurarse de que los usuarios acceden únicamente al documento más reciente. OnBase puede ayudarle a asegurarse de que todos sus empleados, incluso los que trabajan en otros lugares, trabajan siempre con la versión más actualizada de los documentos y las imágenes esenciales de Microsoft Office. 

OnBase permite gestionar fácilmente diversos editores, versiones y revisiones.

Firmas digitales 

Para cumplir los requisitos legales, a menudo necesita obtener un reconocimiento jurídico de sus documentos de empresa esenciales y asegurarse de que sus documentos firmados no se falsifican ni alteran una vez aprobados. 

OnBase puede ayudarle a eliminar el riesgo de alteración fraudulenta de documentos. El reconocimiento electrónico se rastrea eficazmente mediante certificados digitales, que garantizan la autenticidad, integridad y protección de sus documentos firmados tras la autorización. 

Interfaz de firma electrónica 

Si sus requisitos de conformidad legal exigen firmas manuscritas, probablemente la obtención de estas firmas le obliga a incurrir costos de impresión. 

OnBase le permite capturar y firmar documentos y formularios electrónicamente con un lápiz táctil. Esto garantiza que sus documentos firmados permanecen seguros y sin modificaciones no autorizadas, y elimina los errores de manipulación y los retrasos de procesamiento asociados a los documentos en papel. 

OnBase le permite capturar firmas manuscritas sin necesidad de papeleo.