Razones para considerar una conversión a una solución ECM

Existen muchas razones por las cuales usted puede decidir reemplazar su solución de gestión de contenido empresarial (ECM), por ejemplo, el deseo de reducir costos, alinearse con inversiones en TI, ganar eficiencia y mitigar riesgos tanto técnicos como empresariales de una solución obsoleta y con poco rendimiento. 

  • Por lo general, el sistema en el que usted ha confiado por años es ahora muy complejo o costoso de mantener. Ya sean fuertes gastos administrativos, costosos servicios de terceros o gastos por desarrollo personalizado que se añaden a sus cuotas anuales de soporte de mantenimiento, mantener un sistema obsoleto, o uno que ya no cumple con sus necesidades, aumenta el costo total de propiedad (TCO, por sus siglas en inglés) de dicha solución heredada. El costo del lanzamiento de una solución de software es solamente una fracción del TCO vitalicio. Si su solución ECM continúa agregando costos sin agregar valor, la conversión se vuelve parte de la conversación. 
  • Además de reducir los costos crecientes de tecnología, otra razón por la cual la conversión sería lógica es para alinear su solución ECM y otras inversiones de tecnología estratégicas. Contar con múltiples sistemas para comunicarse eficazmente puede resultar imposible cuando su solución ECM corre en una plataforma obsoleta que no se conecta fácilmente con otros sistemas empresariales esenciales, como su aplicación de planificación de recursos empresariales (ERP, por sus siglas en inglés), sistema de historial clínico electrónico (EMR, por sus siglas en inglés), sistemas de información de estudiantes, sistemas de administración de reclamos u otras aplicaciones empresariales. 
  • Y si su sistema actual de ECM no le proporciona las funciones del producto que su organización necesita, o su solución no puede crecer más en su organización, la conversión es una oportunidad de obtener nueva funcionalidad, como flujo de trabajo, captura de imágenes, administración de registros o integración con los sistemas de correo electrónico o dispositivos móviles. Sin estos rendimientos, los procesos empresariales no pueden evolucionar. 

Ya sea que su proveedor dejó de ofrecer mejoras significativas al producto o el plan de desarrollo del producto ya no se ajusta a sus necesidades, sin las mejoras continuas del producto a las que su organización responde, su sistema legacy requerirá soluciones alternativas que consumen mucho tiempo, lo cual aumenta el costo total de propiedad. El cambio o el crecimiento en su organización puede resultar en inconvenientes para su solución ECM actual, lo cual obstaculiza el rendimiento y la escalabilidad, además de impactar la forma en que su organización realiza negocios. 

Considerar una conversión de ECM le da a usted la oportunidad de encontrar la solución que mejor se adapte a las necesidades de su organización hoy día, aquella que le ayude a planificar para el futuro con una estrategia del producto claramente definida y que evolucione con usted para cumplir con sus necesidades específicas. 

Esa solución debe venir de un proveedor de ECM experimentado con un enfoque desinteresado en el desarrollo e investigación del producto, así como con un equipo interno experimentado en conversiones de bases de datos que cuente con una metodología y grupo de herramientas de conversión de calidad demostrada. 

Forrester