Cómo puede una ECM ayudar a su compañía con el cumplimiento regulatorio

Con el aumento de las regulaciones de cumplimiento y las auditorías requeridas, tanto internas como externas, darle seguimiento a los documentos necesarios es más importante que nunca.

Uno de los mejores ejemplos es la reciente revisión del sistema de seguridad alimentaria de los Estados Unidos, que clama por un aumento en las inspecciones gubernamentales en plantas de procesamiento de alimentos, y le da a la Administración de Medicamentos y Alimentos (FDA, por sus siglas en inglés) la capacidad de ordenar retiradas obligatorias de alimentos inseguros. Parte del proceso de retirada requiere que los fabricantes proporcionen acceso remoto a documentación y registros críticos para la FDA para propósitos de investigación y auditoría.

Es una pesadilla hecha realidad para los productores de alimentos que administran sus documentos en forma desordenada y desperdigada. Esta mala administración podría significar un desastre para la empresa, desde la pérdida de ingresos hasta el cierre de la planta. Después de todo, una retirada común y corriente solicitada por la FDA puede costar millones de dólares.

Un sistema de gestión de contenido empresarial (ECM) bien diseñado puede darle tranquilidad mental y facilitar auditorías y otros requisitos de cumplimiento. De hecho, la mayoría de las organizaciones de manufactura obtienen sus mayores ahorros de los costos de auditoría existentes, incluyendo un acceso remoto y seguro a la documentación crítica después de implementar una solución de ECM inteligente.

Además, la solución correcta de gestión de registros administrará la duración de la retención y la disposición final de los documentos. En otras palabras, se le da a su documento una fecha de expiración, y este se eliminará automáticamente cuando la fecha llegue (o se le enviará un correo electrónico a la persona designada para hacerle saber que es hora de purgar el documento y le permite revisar y aprobar la eliminación).

Otros beneficios:

  • Aumenta la respuesta para cambiar regulaciones de cumplimiento y distribuye actualizaciones instantáneamente
  • Almacena y comunica cambios sin copiarlos y distribuirlos
  • Proporciona un panel de cumplimiento y seguridad de alto nivel a su oficial de cumplimiento, a fin de reducir el riesgo en tiempo real
  • Administra la retención de documentos almacenados de acuerdo con las reglas predefinidas para respaldar el cumplimiento y minimizar los riesgos legales
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