¿Maneja mucho papel?

Cuando hablamos de negocios, ¿cuánto papel es mucho papel? Algunas veces, la respuesta es subjetiva. Para algunos, un grupo de carpetas en su buzón de correo es mucho. Para otros, es una oficina llena de archivadores que podrían tener un mejor uso. 

¿Qué pasa con los más de 25 kilómetros de expedientes en papel dispersos en múltiples departamentos? ¿Y qué tal un proceso empresarial que interfiere con la atención a los pacientes? Eso fue el problema para un cliente de atención de la salud de Hyland. Esperamos que su lucha con documentos en papel no sea demasiado grande. 

Pero esto no nos sorprendería. 

El papel, a través de aplicaciones, currículos, recibos, órdenes de trabajo, facturas, cuentas y más, consume tiempo en una organización por la forma en que la compañía interactúa con él. Recursos humanos, las cuentas por pagar y por cobrar, la administración de facilidades, y hasta el sagrado servicio al cliente, se ven afectados por la manera en que el papel se administra. Un procesamiento lento, la dificultad en la recuperación de archivos, información incompleta, trabajo duplicado: todos ellos son asesinos de la productividad y pesadillas de servicio al cliente para una empresa que simplemente trata de permanecer competitiva. 

Además, usa espacio. Un cliente de Hyland, TCP Inc., un fabricante de luces de eficiencia energética, almacenaba previamente sus archivos en una bodega utilizada principalmente para guardar su producto. Como los archivos se mantenían en torres, un empleado que necesitaba acceder a dichos archivos contactaba a un empleado del almacén autorizado para operar y recuperar los documentos mediante un montacargas. El proceso consumía el tiempo del empleado con una tarea de valor bajo e interrumpía el flujo de trabajo normal del empleado del almacén. 

Después de implementar una solución de gestión de documentos para combatir este consumo de papel, TCP eliminó los pasos no productivos y antieconómicos de sus procesos operativos y administrativos. Se creó un proceso de ingreso de ordenes libre de papel, se eliminó la necesidad de imprimir 125.000 hojas de papel por año, se redujo en cinco los días de cobro pendientes y se ahorró el equivalente de cuatro empleados a tiempo completo en horas laborales.

Seamos claros. Ninguna solución de gestión de contenido empresarial va a eliminar por completo el papel de su vida empresarial. Siempre habrá papel, pero usted no se tiene que sentir abrumado por la cantidad de información que su empresa maneja. 

Una solución inteligente y fácil de utilizar de gestión de documentos puede recuperar, organizar e indexar sin interrupciones la multitud de documentos y el contenido con una visión completa para así tomar decisiones inteligentes. 

Si usted está listo para aprender más, empecemos a desarrollar su solución ECM. No se preocupe. Podemos empezar con algo pequeño. Y comenzaremos con la gestión de documentos. 

Forrester