Captura

Una solución de ECM debe ser capaz de capturar cualquier tipo de archivo desde cualquier ubicación física y clasificar sus documentos automáticamente. Una solución de ECM podrá: 

Capturar todo tipo de archivos

El valor de una solución ECM va más allá del escaneo. Su solución debe tener la capacidad de capturar todo su contenido, sus documentos y datos electrónicos importantes en un sistema. 

Su solución ECM debe conservar el tipo de archivo original en vez de estandarizar todos sus archivos en un formato propio. Esto limitaría lo que usted puede hacer con su contenido en el futuro e inhibe su uso de las funciones dentro de las aplicaciones que lo crearon, como Microsoft Word, Excel y CAD, para nombrar algunos. 

Capturar desde cualquier ubicación física

Su solución ECM le debe proporcionar la flexibilidad de capturar altos volúmenes de documentos en sitio, ahorrándole el costo y tiempo asociados con su transporte. Usted nunca tendrá que enviar documentos a una ubicación centralizada, tan solo para que sean escaneados a un sistema. ¡Para eso está el internet! 

Clasificar sus documentos automáticamente 

El mayor gasto en su organización proviene de su gente, no de su software. Cada documento que usted importa necesita ser clasificado e indexado. Su proveedor de ECM debe ser capaz de proporcionar múltiples opciones rentables para ayudar a reducir esta tarea manual. Su solución ECM no debe añadir trabajo manual significativo solo para cargar los documentos en el sistema. 

Forrester