Captura de mensajes de correo electrónico y faxes para aumentar la eficiencia de los procesos

Gran parte de la comunicación más importantes relativa a las transacciones comerciales se guarda en bandejas de correo electrónico. Controlar la totalidad de la actividad empresarial que se realiza a través del correo electrónico puede parecer a menudo una tarea imposible por varias razones:

  • Es difícil controlar los mensajes, ya que se generan copias múltiples cuando se reenvían o envían en copia a destinatarios adicionales y las respuestas se envían a todos los destinatarios.
  •  Ante la falta del último correo electrónico de la conversación, la información se convierte en desactualizada.
  • Es complicado asegurar el cumplimiento normativo, ya que una vez que las comunicaciones están completas y pasan a formar parte de la documentación corporativa resulta difícil identificar los mensajes de correo electrónico que deben guardarse y los que deben destruirse. 

OnBase permite simplificar este proceso en su totalidad. Guardando los correos electrónicos importantes en OnBase, se tiene control absoluto sobre la comunicación desde el mensaje original. Los mensajes de correo electrónico se envían a los destinatarios adecuados, con conversaciones y documentos relevantes adjuntos. Cuando esta comunicación se convierte en un documento corporativo no se necesita tomar decisiones ni realizar trabajo adicional, OnBase se ocupa del proceso. 

Las opciones que ofrece OnBase para gestionar el correo electrónico son las siguientes: 

Integraciones para MS Outlook, IBM Lotus Notes y Novell Groupwise

Hay información incluida en mensajes de correo electrónico esencial para la toma de decisiones de empresa. Lamentablemente, el contenido del correo electrónico no está a menudo conectado de otros documentos importantes, lo que obliga a los usuarios a cambiar constantemente de aplicación para realizar las tareas. 

Con OnBase, los usuarios pueden terminar su trabajo sin salir de su gestor de correo electrónico habitual. Los correos electrónicos y documentos adjuntos pueden capturarse según se reciben y asociarse inmediatamente a las transacciones correspondientes, activando los procesos pertinentes cuando es necesario. Se puede acceder a los documentos de OnBase y realizar las tareas de aprobación directamente desde la aplicación de correo electrónico. De esta forma se minimiza la necesidad de funcionalidades de OnBase y los costes asociados, al tiempo que se maximiza la productividad del usuario. 

Integre OnBase con su gestor de correo electrónico. Es fácil de usar, interconectará sus contenidos empresariales y facilitará la toma de decisiones. 

Servidor de suscripciones

Es frecuente que las incidencias urgentes de clientes se acumulen en bandejas de correo electrónico repartidas por los sistemas de la empresa. Es prácticamente imposible supervisar estas bandejas de correo en todo momento, por lo que se pierden muchas oportunidades por la tardanza en el tiempo de respuesta.

Los correos electrónicos y documentos adjuntos capturados de forma inmediata en OnBase activan automáticamente los procesos empresariales acelerando el tiempo de respuesta, lo que permite eliminar retrasos y evitar la pérdida de oportunidades, aumentando además el nivel de satisfacción del cliente. 

Con OnBase los documentos dejan de estar ilocalizables repartidos por todas las bandejas de correo de su empresa. 

Servidores de fax

Cuando los faxes urgentes no llegan a los destinatarios adecuados cuando se necesitan, se producen retrasos en los procesos que se traducen en un servicio deficiente y pérdida de oportunidades comerciales. 

OnBase automatiza y acelera los procesos basados en documentos de fax mediante captura, clasificación y almacenamiento de copias electrónicas de faxes de importancia para la empresa, eliminando los posibles retrasos asociados a la gestión manual de los mismos. Además, permite rentabilizar al máximo la inversión en servidores de fax y ofrece acceso inmediato a contenidos urgentes. 

OnBase está actualmente optimizado para su integración con Biscom Faxcom e Esker Fax. 

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