Escaneo de grandes volúmenes de documentos

Para poder utilizar cualquier sistema de gestión de relación con los clientes (CRM), las empresas escanean gran cantidad de documentos. Suele haber la necesidad de digitalizar miles de páginas de documentos almacenados en cajas o archivadores, además de los cientos o miles de páginas que se reciben a diario. 

Para solventar ese reto, existen dos posibilidades:

  1. Los propios empleados de la empresa escanean los documentos. 
  2. Subcontratación de una empresa externa. 

Opción 1: Escanear documentos en su empresa

Para llevar a cabo el trabajo de escaneo de forma interna, se necesita determinar primero el número de páginas que se deben escanear y cuándo se necesitan los documentos escaneados. A continuación, se debe: 

  • Comprar la cantidad y el tipo de escáneres necesarios. 
  • Seleccionar un software de escaneo de uso fácil e intuitivo para los empleados.
  • Contratar y capacitar al número adecuado de personas para realizar las tareas de escaneo, a saber:
    • Preparar los documentos para escaneo (por ejemplo, quitar grapas)
    • Organizar los documentos en lotes
    • Escanear los documentos
    • Indexar los documentos

Con OnBase, se pueden escanear documentos en cualquier lugar que se reciban y enviarlos en formato digital. Para evitar tener que enviar por correo documentos, tan solo necesita una conexión de Internet si está fuera de la oficina. 

Document Imaging 

En ocasiones se tienen caros almacenes llenos de documentos en papel y se continúa recibiendo diariamente más papel por correo. La solución sería poder capturar todos esos contenidos digitalmente. 

OnBase permite escanear, indexar y almacenar con rapidez grandes volúmenes de documentos directamente en su sistema CRM. Las avanzadas opciones de procesamiento posterior a la captura que ofrece OnBase permiten automatizar el proceso en su totalidad, suprimiendo así el tedioso proceso de introducción manual de datos, poniendo los contenidos a disposición inmediata de los empleados, acelerando así los tiempos de los procesos. 

OnBase ofrece capacidades de captura de documentos superiores: Gran volumen, alta velocidad, máxima eficiencia. 

Disconnected Scanning

En el entorno económico globalizado actual, muchas empresas realizan sus actividades en múltiples ubicaciones muy alejadas entre sí, y en ocasiones podrían tener un acceso a la red lento o inconsistente. El envío de los documentos en papel desde ubicaciones remotas a un punto de escaneo central también puede conllevar costes  y retrasos. 

OnBase ayuda a optimizar la productividad, maximizar la eficiencia y acelerar los procesos de empresa, ya que permite escanear los documentos en el lugar en que se reciben. Se ofrece la posibilidad de subir archivos cuando el acceso a la red es óptimo y elimina los costes asociados a envíos físicos de documentos y los riesgos se pérdida. 

El rápido escaneo de documentos conlleva que los procesos empresariales se completarán con más rapidez. 

OnBase ofrece también muchas opciones para automatizar el proceso de indexación. Haga clic aquí para ver estas opciones

Opción 2: Subcontratar las tareas de escaneo a una empresa externa

Esta opción implica pagar a una empresa externa para que escanee sus documentos. Esto significa que: 

  • No se necesita comprar escáneres para grandes volúmenes de documentos
  • No se necesita contratar empleados para usar los escáneres
  • No se necesita comprar software para escáneres de gran volumen de documentos 

Los Servicios de Escaneo de Hyland Software ofrecen ayuda para la externalización de los trabajos de escaneo, ya  que escanea los documentos y se devuelven en formato digital, junto con un archivo que incluya el índice que haya sido especificado. 

La importación de los documentos escaneados se hará con gran facilidad directamente a OnBase, con el módulo Procesador de importación de documentos (DIP).

OnBase