Escaneo de grandes volúmenes de documentos

Para poder utilizar cualquier sistema de gestión de relaciones con los clientes (CRM), su empresa tiene que escanear gran cantidad de documentos. Probablemente necesite digitalizar miles de páginas de documentos almacenados en cajas o archivadores, además de los cientos o miles de páginas que recibe a diario. 

Puede enfrentarse a estos retos de dos formas distintas: 

  1. Empleados de su empresa pueden escanear sus documentos 
  2. Puede subcontratar las tareas de escaneo a una empresa externa 

Opción 1: Escanear documentos en su empresa 

Si prefiere escanear sus propios documentos, necesita determinar primero el número de páginas que debe escanear y cuándo necesita los documentos escaneados. A continuación, debe: 

  • Comprar la cantidad y el tipo de escáneres necesarios 
  • Seleccionar un software de escaneo de uso fácil e intuitivo para sus empleados
  • Contratar y capacitar al número adecuado de personas para realizar las tareas de escaneo, a saber: 
    • Preparar los documentos para escaneo (por ejemplo, quitar grapas) 
    • Organizar los documentos en lotes
    • Escanear los documentos
    • Indexar los documentos

Con OnBase, puede escanear sus documentos en cualquier lugar que los reciba y enviarlos en formato electrónico. Para evitar tener que despachar documentos, tan solo necesita una conexión de Internet en los lugares remotos. 

Document Imaging 

Si tiene costosos almacenes llenos de documentos en papel y continúa recibiendo más papel por correo cada día, probablemente se pregunte cómo podría capturar todos estos contenidos electrónicamente. 

OnBase le permite escanear, indexar y almacenar con rapidez grandes volúmenes de documentos directamente en su sistema CRM. Las avanzadas opciones de procesamiento posterior a la captura que ofrece OnBase permiten automatizar el proceso en su totalidad. Puede suprimir el tedioso proceso de introducción manual de datos y poner sus contenidos a disposición inmediata de sus empleados, acelerando así sus procesos empresariales. 

OnBase ofrece capacidades de captura de documentos superiores: Gran volumen, alta velocidad, máxima eficiencia. 

Disconnected Scanning 

En el actual entorno económico globalizado, muchas empresas realizan sus actividades en múltiples ubicaciones alejadas entre sí, algunas de las cuales podrían tener un acceso a la red lento o inconsistente. Transportar los documentos en papel desde ubicaciones remotas a un punto de escaneo central también puede conllevar costos adicionales y retrasos. 

OnBase puede ayudarle a optimizar su productividad, maximizar su eficiencia y acelerar sus procesos de empresa, ya que permite a su empresa escanear los documentos en el lugar en que se reciben. Ofrece la posibilidad de cargar archivos cuando el acceso a la red es óptimo y elimina los costos asociados a envío físico de documentos y los riesgos asociados al mismo. 

Si sus documentos se escanean antes, sus procesos empresariales se completarán con más rapidez. 

OnBase ofrece también muchas opciones para automatizar el proceso de indexación. Haga clic aquí para ver estas opciones

Opción 2: Subcontratar las tareas de escaneo a una empresa externa 

Esta opción implica pagar a una empresa externa para que escanee sus documentos. Esto significa que usted: 

  • No necesita comprar escáneres para grandes volúmenes de documentos
  • No necesita contratar empleados para usar los escáneres
  • No necesita comprar software para escáneres de gran volumen de documentos 

Si decide externalizar sus tareas de escaneo, Los Servicios de Escaneo de Hyland Software pueden ayudarle. Escaneamos sus documentos y se los devolvemos en formato electrónico, junto con un archivo que incluya los valores de índice que usted haya especificado. 

Después puede importar sus documentos escaneados con facilidad directamente a OnBase con el módulo Procesador de importación de documentos (DIP). 

OnBase