Reducción o eliminación de la indexación manual

Todos los documentos importados a un sistema de ECM deben clasificarse e indexarse, y al igual que al archivar papeles en un archivador, este proceso exige cierta preparación y organización para obtener buenos resultados. En primer lugar se debe determinar el tipo del documento (un currículum, una factura, transcripciones de un estudiante, etc.) y después seleccionar la información que se utilizará para buscar el documento cuando se necesite, tal como el nombre del cliente, de la empresa, la fecha o cualquier otra palabra clave lógica. 

Aunque solo se tardan unos segundos en escanear un documento, puede llevar minutos indexarlo después porque, a menudo, precisa revisión, determinar la información que debe incluirse en la aplicación de gestión de contenidos empresariales (ECM) y después introducirla en el sistema de forma manual. Estas operaciones pueden hacer de la indexación un proceso muy lento.

También es esencial que estos valores sean correctos, de lo contrario los documentos se archivarán incorrectamente y podrían retrasar los procesos. 

El tiempo que se tarda en indexar documentos y verificar que los valores sean correctos puede convertir esta parte en la más cara de todo el proceso empresarial. 

OnBase se diseñó específicamente para ayudar a minimizar los costes asociados a la indexación manual de documentos, reduciéndola o eliminándola por completo. 

Advanced Capture

OnBase permite indexar más documentos con mayor rapidez, menos empleados y un coste inferior. Los documentos y formularios escaneados se indexan automáticamente, lo que reduce el personal necesario para hacerlo de forma manual. Los documentos quedan a disposición inmediata de los usuarios, lo que acelera los procesos empresariales. 

OnBase minimiza los costes y maximiza los resultados de indexación. 

Barcode Recognition Server

Incluso contando con un personal altamente capacitado, el proceso de indexación manual de documentos exige gran dedicación, es caro y propicia errores. 

Con una única estación de trabajo BarCode que use códigos de barras para separar, clasificar e indexar automáticamente los documentos empresariales escaneados, se reduce significativamente la introducción manual de datos y los errores asociados. 

Las funcionalidades del código de barras de OnBase minimizan los costes y maximizan la eficiencia de la indexación. 

Barcode Generator

La aplicación Barcode Generator de OnBase permite clasificar e indexar documentos escaneados sin necesidad de dedicar horas a introducir datos de forma manual. Toda la información de indexación necesaria se captura directamente desde los sistemas de la empresa, de forma precisa y eficiente, con tan solo un clic. 

OnBase crea portadas y carátulas con códigos de barras, reduciendo en gran medida los costes y retrasos asociados a la reintroducción manual de datos, acelerando así los ciclos empresariales. 

Conjunto de palabras clave de autollenado

Aunque siempre será necesario escribir algunos valores, la función de “autollenado” (conjunto de palabras clave de autollenado) puede reducir significativamente el tiempo empleado en indexar documentos. A menudo hay que indexar documentos con palabras clave similares. Por ejemplo, cuando hay varios documentos sobre un mismo cliente, todos ellos compartirán algunos valores de índice idénticos, tales como la identificación del cliente, su nombre, código postal y número de teléfono. 

Cuando se utiliza la función de autollenado en OnBase, solo hay que introducir los valores compartidos una vez, ya sea en OnBase u otro sistema, y la aplicación los reutiliza para la indexación de los siguientes documentos. Durante el proceso de indexación, solo es necesario introducir el primer valor y OnBase rellena automáticamente los valores compartidos idénticos, de forma que no se necesitan escribirlos una y otra vez.