Escaneo y captura de documentos

Digitalización y escaneo de documentos con OnBase

OnBase funciona con casi cualquier dispositivo de escaneo, desde dispositivos de impresoras multifunción, ideales para escanear páginas individuales, hasta sistemas capaces de escanear miles de páginas por hora.

De la misma manera que hay escáneres de todas las formas y tamaños para adaptarse a las distintas necesidades, desde escaneo de poco volumen a captura de documentos a gran velocidad, OnBase ofrece una gran variedad de opciones de software de digitalización para adaptarse a sus requisitos.

  • Escaneo de lotes de gran volumen: OnBase puede capturar cientos o miles de documentos diariamente tanto en oficinas remotas como en la oficina central.
  • Escaneo de poco volumen y escaneo a petición: Los usuarios pueden escanear documentos a medida que se reciben en la organización, utilizando los dispositivos más prácticos para la función que desempeñan.
  • Captura automatizada de datos: OnBase reduce al mínimo la entrada manual de los datos al utilizar tecnologías como OCR (Reconocimiento óptico de caracteres), ICR (Reconocimiento inteligente de caracteres) y códigos de barras.

El contenido en papel no es lo único que necesita capturar

Los documentos en papel no son el único formato que se debe centralizar e incorporar al sistema ECM. Cuando la información empresarial relevante se almacena electrónicamente, se suele distribuir en archivos compartidos, bandejas de entrada personales y compartidas, sitios de Microsoft SharePoint, servidores de fax y otros sistemas empresariales.

Gestione todos los documentos relacionados en un único sistema.

  • Integraciones para MS Outlook, IBM Lotus Notes y Novell Groupwise: Permita a los usuarios capturar  mensajes de correo electrónico y documentos adjuntos en OnBase a medida que se van recibiendo. Al importarlos, OnBase asocia inmediatamente estos documentos con la carpeta, caso o transacción pertinente.
  • Correos electrónicos y servidores de fax: OnBase captura, clasifica y almacena automáticamente correos electrónicos y documentos adjuntos que se han enviado a direcciones centralizadas.  Estos correos electrónicos activarán procesos empresariales que eliminan los retrasos tan costosos y mejoran la satisfacción del cliente. Al integrarse con Biscom Faxcom y con Esker Fax, OnBase elimina la necesidad de imprimir documentos enviados por fax ya que los captura electrónicamente y los pone a disposición inmediata del destinatario.
  • Ordenadores centrales y aplicaciones AS/400: OnBase captura electrónicamente flujos de datos y datos de impresión ASCII, PCL, AFP, DJDE, PDF y XML generados por ordenadores centrales, AS/400 y otras aplicaciones.
  • Archivos compartidos, sitios FTP y sitios SharePoint: OnBase ofrece diversas herramientas para importar fácilmente grandes volúmenes de documentos almacenados en unidades de red o en sitios FTP mediante el uso de datos de indexado XML y de texto para su clasificación.  Las integraciones con SharePoint permiten guardar documentos de formal manual o automática en OnBase.
  • “Imprimir” a OnBase: Almacene documentos en OnBase desde cualquier aplicación con una función de impresión.  Por medio de un controlador de impresión virtual, el contenido de los sitios web y de otras aplicaciones empresariales se convierte a formato digital y se almacena en OnBase, que lo asocia inmediatamente con la información relacionada.

Si desea saber más sobre la amplia gama de funciones ECM de OnBase, haga clic aquí. Y para obtener más información sobre las funciones de captura de datos y contenido de OnBase, consulte la sección Captura.

Garnter Magic Quadrant para para gestión de contenido empresarial