Gestión de documentos

Trabaje de forma eficiente con documentos electrónicos

Una vez que ha capturado la información en OnBase, la herramienta dota de unos beneficios que no existen en formato de papel. 

Revisiones

Con OnBase, se puede realizar un seguimiento de cada modificación realizada en los documentos gracias a un historial de revisiones permanente. Se podrá saber qué empleados están revisando los documentos empresariales importantes y garantizar que los usuarios accedan sólo a las versiones más actuales de los documentos.

Firmas

Existen diversas herramientas disponibles para la firma electrónica de los documentos en OnBase. 

  • Firmas escritas a mano: se pueden capturar e incluir firmas electrónicamente en sus documentos y formularios con un lápiz óptico o una tableta.
  • Firmas digitales: Se puede realizar un seguimiento eficaz del acuse de recibo electrónico de documentos utilizando certificados digitales que garantizan la autenticidad y la integridad. Garantizando que los documentos firmados permanezcan seguros y sin cambios después de la autorización.

Búsquedas

Una de las principales ventajas de la solución de gestión de contenido empresarial (ECM) es que ahora se pueden encontrar los documentos que se necesitan cuando se precise.

OnBase tiene una variedad de opciones que permiten buscar de forma rápida y fácil documentos, como por ejemplo:

  • Valores de indexación específicos, como un nombre o un número de cuenta.
  • Intervalos de valores de indexación, como todas las facturas entre 500 y 1000 euros.
  • Fechas específicas o intervalos de fechas.
  • Archivadores y carpetas electrónicos.
  • Palabras específicas en documentos de texto sin formato y en formato OCR de documentos de imagen.
  • Búsqueda de texto completo, que permite la visualización, según la cadena de texto buscada, de documentos PDF, documentos de Microsoft Office, mensajes de correo electrónico, formularios electrónicos de OnBase, imágenes y documentos de texto.

Lectura y formación obligatorias

En todas las organizaciones existen documentos que los empleados deben leer y conocer, como el manual del empleado, las políticas de seguridad de la información, procedimientos de seguridad en el trabajo y formación en materia de acoso laboral.

Aunque hay diversas maneras de distribuir los documentos a los empleados, el seguimiento y la actualización de estos documentos suelen exigir una gran cantidad de trabajo manual. ¿Cómo se puede comprobar que todos los empleados han recibido y leído los documentos obligatorios más actuales y correspondientes a su cargo?

Ante verse envuelto en un litigio relacionado con el incumplimiento de las directrices corporativas o de los protocolos de seguridad, se deberá certificar que los empleados han recibido una formación adecuada. Pregúntese dónde está esa información en este momento.

Con OnBase, podrá distribuir con rapidez los documentos oportunos a los empleados correspondientes. Además, podrá reducir significativamente los costes al automatizar la distribución y la administración de los documentos de lectura obligatoria. También podrá realizar fácilmente un seguimiento de las confirmaciones de los empleados y dar cuenta de ellas en caso de auditorías de cumplimiento normativo.

Si desea saber más sobre la amplia gama de funciones ECM de OnBase, haga clic aquí.

Gartner Magic Quadrant for content services platforms