Almacenamiento y archivo de documentos

OnBase le permite almacenar sus archivos electrónicos en cualquier sistema de archivos compartidos reconocible en red, desde servidores de archivos de Windows o Linux hasta dispositivos de almacenamiento creados a tal efecto, lo que significa que no necesita comprar costosas soluciones de almacenamiento exclusivas para su sistema OnBase. 

La arquitectura de OnBase se ha diseñado para asegurar que nunca se pierdan sus datos, sin necesidad de comprar ningún software adicional. OnBase le permite tener un número ilimitado de copias activas en línea de cada archivo almacenado en OnBase. Si tiene cualquier problema de hardware o falla la red y se interrumpe el acceso a sus servidores de archivos principales, OnBase cambiará automáticamente a las copias secundarias para asegurarse de que su empresa no pierde tiempo productivo. 

Tenga en cuenta que OnBase no almacena sus documentos en la base de datos en formato blob. Con este diseño, su base de datos gestiona sus metadatos y sus servidores de archivos y dispositivos de almacenamiento gestionan sus archivos electrónicos. Esta separación de datos y documentos permite a su sistema OnBase funcionar con la máxima eficacia, tanto si dispone de una solución pequeña para un departamento como si la ha implementado en toda la empresa, y facilita en gran medida la gestión de sus procesos de mantenimiento y copias de seguridad.

Gestión de discos

Un almacenamiento eficaz de los documentos de empresa es la base de todo sistema informático. No es fácil gestionar el almacenamiento de millones de documentos, y si sus documentos electrónicos no tienen disponibilidad inmediata no pueden utilizarse de forma eficiente. 

OnBase le permite optimizar su estrategia de almacenamiento específica, así como configurar y gestionar fácilmente soluciones avanzadas para almacenamiento y recuperación de desastres, que incluyen copias de seguridad, migración, exportación y eliminación de archivos. Puede favorecer la continuidad del negocio, la seguridad y la capacidad de ampliación almacenando múltiples copias de sus archivos electrónicos en distintas ubicaciones externas, y también asignar el medio de almacenamiento apropiado a cada tipo de documento de empresa para minimizar los costes de almacenamiento y maximizar la accesibilidad. 

Incluso en caso de grave corrupción de archivos o fallo del centro de datos, OnBase garantiza el acceso permanente a sus datos esenciales. 

EMC Centera 

Si ya ha realizado una inversión estratégica en la plataforma EMC Centera para satisfacer los requisitos de almacenamiento de su empresa, OnBase aportará seguridad adicional e integridad de los datos a sus contenidos empresariales. El uso de la función de redundancia integrada de Centera garantiza la disponibilidad de sus datos y reduce el tiempo empleado en crear copias de seguridad. También puede proteger el contenido de OnBase contra acceso no autorizado mediante la función exclusiva Content Adressing de Centera, y mantener los contenidos almacenados en Centera conforme a los programas de retención de documentos establecidos en OnBase. 

IBM Tivoli 

Elimine los costosos retrasos asociados a la pérdida, destrucción o eliminación de documentos, permitiendo que OnBase almacene sus documentos y copias de seguridad en medios controlados por un sistema Tivoli Storage Manager de IBM. La integración de OnBase para IBM Tivoli es fácil de implementar y gestionar, y elimina la necesidad de instalar Tivoli en todas las estaciones de trabajo. Los archivos pueden almacenarse fácilmente en distintos tipos de medios y copiarse para almacenarlos en medio o servidores externos, garantizando así el cumplimiento de la normativa correspondiente y la continuidad del negocio. 

KOM Networks KOMpliance 

Hyland Software y KOM Networks se han asociado a fin de crear la integración de OnBase para KOMpliance. Esta solución integra perfectamente la función de almacenamiento seguro e inviolable KOMpliance con la solución de gestión de contenidos empresariales (ECM) de OnBase para proteger su información electrónica archivada en KOMpliance y asegurar la retención de la misma. 

Al combinar el entorno familiar de OnBase con la interfaz de sistema de archivado estándar de KOMpliance, esta integración ofrece acceso directo a direcciones, almacenamiento seguro y protección de archivos mediante un sistema de archivado estándar. Los documentos, las imágenes y los archivos almacenados en KOMpliance los administra en exclusiva OnBase, incluyendo gestión automática de archivos, normas de privacidad y retención de documentos, entre otras funciones. 

No necesita instalación ni configuración específicas, por lo que facilita el cumplimiento de la normativa y reduce el riesgo de pérdida, corrupción o supresión accidental de datos, sin repercutir en los procesos empresariales y el flujo de trabajo existentes. 

Rentabilice al máximo su inversión tecnológica en KOM Network e incluya un nivel de redundancia adicional en la seguridad de su solución de almacenamiento de archivos. 

Transferencia de documentos 

Si su empresa está dividida en distintas unidades de negocio, filiales o divisiones internacionales, la transferencia de documentos de empresa importantes entre estas entidades puede ser compleja. 

OnBase envía y recibe grandes volúmenes de documentos conforme a un calendario establecido, eliminando así los costes y retrasos asociados a los contenidos compartidos. Los sistemas independientes de OnBase pueden mantener el control de sus propios documentos, pero tiene la opción de enviar estos archivos en formato electrónico. 

Creación y exportación de CD/DVD/Blu-ray  

Es fundamental minimizar el tiempo de inactividad para garantizar una alta productividad. Cada minuto perdido repercute significativamente en sus resultados de empresa. En caso de desastre natural, fallo de hardware o error humano, el proceso de escanear y crear de nuevo los documentos empresariales esenciales supone un coste y un tiempo que la mayoría de las empresas no pueden permitirse. 

Para garantizar una recuperación de desastres eficaz, OnBase puede copiar únicamente sus documentos, o sus documentos y metadatos, en un soporte óptico. Si es necesario, pueden recuperarse rápidamente sus documentos empresariales esenciales para garantizar la continuidad del negocio. 

No pierda un instante de productividad debido a periodos de inactividad. Con OnBase, una pérdida de datos catastrófica no tiene por qué traducirse en una pérdida de ingresos. 

Email Archive for Microsoft Exchange 

A medida que se extiende el uso del correo electrónico en las empresas, también se amplían las normas y leyes que regulan el almacenamiento de documentos electrónicos. Todos los días se envían y reciben miles de correos electrónicos en su empresa, y cada mensaje enviado o recibido forma parte de la documentación corporativa, que podría ser necesaria para litigios y poner a su empresa en situación de riesgo. 

Para gestionar los mensajes con eficacia y mitigar los riesgos, OnBase almacena una copia de todos los correos electrónicos que se envían y reciben en un único almacén que admite búsquedas. En caso de litigio, el contenido de los correos electrónicos puede recuperarse rápidamente. Con OnBase no necesitará realizar búsquedas lentas e ineficaces en soportes de copia de seguridad para encontrar la información que necesita. 

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