Almacenamiento y archivo de documentos

OnBase permite almacenar archivos electrónicos en cualquier sistema de archivos compartidos reconocible en red, desde servidores de archivos de Windows o Linux hasta dispositivos de almacenamiento creados a tal efecto, lo que significa que no se necesita comprar costosas soluciones de almacenamiento exclusivas para su sistema OnBase. 

La arquitectura de OnBase se ha diseñado para asegurar que nunca se pierdan datos, sin necesidad de comprar ningún software adicional. OnBase permite tener un número ilimitado de copias activas en línea de cada archivo almacenado en OnBase. Ante cualquier problema de hardware o falla la red y se interrumpe el acceso a los servidores de archivos principales, OnBase cambiará automáticamente a las copias secundarias para asegurarse de que la empresa no pierde tiempo productivo. 

OnBase no almacena documentos en la base de datos en formato blob. Con este diseño, la base de datos gestiona los metadatos, y los servidores de archivos y dispositivos de almacenamiento gestionan los archivos electrónicos. Esta separación de datos y documentos permite al sistema OnBase funcionar con la máxima eficacia, tanto si se dispone de una solución pequeña para un departamento como si ha sido implementado en toda la empresa, y facilita en gran medida la gestión de procesos de mantenimiento y copias de seguridad.

Gestión de discos

Un almacenamiento eficaz de los documentos de empresa es la base de todo sistema informático. No es fácil gestionar el almacenamiento de millones de documentos, y si los documentos electrónicos no tienen disponibilidad inmediata no pueden utilizarse de forma eficiente. La estrategia de almacenamiento específica, así como configurar y gestionar fácilmente soluciones avanzadas para almacenamiento y recuperación de desastres, incluyen copias de seguridad, migración, exportación y eliminación de archivos. Esto favorece la continuidad del negocio, la seguridad y la capacidad de ampliación almacenando múltiples copias de los archivos electrónicos en distintas ubicaciones externas, y también asignar el medio de almacenamiento apropiado a cada tipo de documento de empresa para minimizar los costes de almacenamiento y maximizar la accesibilidad. 

Incluso en caso de grave corrupción de archivos o fallo del centro de datos, OnBase garantiza el acceso permanente a los datos esenciales. 

EMC Centera 

Si ya se ha realizado una inversión estratégica en la plataforma EMC Centera para satisfacer los requisitos de almacenamiento de la empresa, OnBase aportará seguridad adicional e integridad de los datos a los contenidos empresariales. El uso de la función de redundancia integrada de Centera garantiza la disponibilidad de los datos y reduce el tiempo empleado en crear copias de seguridad. También protege el contenido de OnBase contra acceso no autorizado mediante la función exclusiva Content Adressing de Centera, y mantener los contenidos almacenados en Centera conforme a los programas de retención de documentos establecidos en OnBase. 

IBM Tivoli 

Se pueden eliminar los costes asociados a la pérdida, destrucción o eliminación de documentos, permitiendo que OnBase almacene los documentos y copias de seguridad en medios controlados por un sistema Tivoli Storage Manager de IBM. La integración de OnBase para IBM Tivoli es fácil de implementar y gestionar, y elimina la necesidad de instalar Tivoli en todas las estaciones de trabajo. Los archivos pueden almacenarse fácilmente en distintos tipos de medios y copiarse para almacenarlos en medio o servidores externos, garantizando así el cumplimiento de la normativa correspondiente y la continuidad del negocio. 

KOM Networks KOMpliance 

Hyland Software y KOM Networks se han asociado a fin de crear la integración de OnBase para KOMpliance. Esta solución integra perfectamente la función de almacenamiento seguro e inviolable KOMpliance con la solución de gestión de contenidos empresariales (ECM) de OnBase para proteger información electrónica archivada en KOMpliance y asegurar la retención de la misma. 
Al combinar el entorno familiar de OnBase con la interfaz de sistema de archivado estándar de KOMpliance, esta integración ofrece acceso directo a direcciones, almacenamiento seguro y protección de archivos mediante un sistema de archivado estándar. Los documentos, las imágenes y los archivos almacenados en KOMpliance los administra en exclusiva OnBase, incluyendo gestión automática de archivos, normas de privacidad y retención de documentos, entre otras funciones. 

No necesita instalación ni configuración específicas, por lo que facilita el cumplimiento de la normativa y reduce el riesgo de pérdida, corrupción o supresión accidental de datos, sin repercutir en los procesos empresariales y el flujo de trabajo existentes. 

Para rentabilizar al máximo la inversión tecnológica en KOM Network, con OnBase se incluye un nivel de redundancia adicional en la seguridad de la solución de almacenamiento de archivos.

Transferencia de documentos 

Para empresas divididas en distintas unidades de negocio, filiales o divisiones internacionales, la transferencia de documentos de empresa importantes entre estas entidades puede ser compleja. 
OnBase envía y recibe grandes volúmenes de documentos conforme a un calendario establecido, eliminando así los costes y retrasos asociados a los contenidos compartidos. Los sistemas independientes de OnBase pueden mantener el control de sus propios documentos, pero tiene la opción de enviar estos archivos en formato electrónico.

Creación y exportación de CD/DVD/Blu-ray

Es fundamental minimizar el tiempo de inactividad para garantizar una alta productividad. Cada minuto perdido repercute significativamente en los resultados de empresa. En caso de desastre natural, fallo de hardware o error humano, el proceso de escanear y crear de nuevo los documentos empresariales esenciales supone un coste y un tiempo que la mayoría de las empresas no pueden permitirse.

Para garantizar una recuperación de desastres eficaz, OnBase puede copiar únicamente los documentos, o los documentos y metadatos, en un soporte óptico. Si es necesario, se pueden recuperar rápidamente los documentos empresariales esenciales para garantizar la continuidad del negocio.

Con OnBase, una pérdida de datos catastrófica no tiene por qué traducirse en una pérdida de productividad y de ingresos.

Email Archive for Microsoft Exchange

A medida que se extiende el uso del correo electrónico en las empresas, también se amplían las normas y leyes que regulan el almacenamiento de documentos electrónicos. Todos los días se envían y reciben miles de correos electrónicos en su empresa, y cada mensaje enviado o recibido forma parte de la documentación corporativa, que podría ser necesaria para litigios y poner a la empresa en situación de riesgo.

Para gestionar los mensajes con eficacia y mitigar los riesgos, OnBase almacena una copia de todos los correos electrónicos que se envían y reciben en un único almacén que admite búsquedas. En caso de litigio, el contenido de los correos electrónicos puede recuperarse rápidamente. Con OnBase no se necesita realizar búsquedas lentas e ineficaces en soportes de copia de seguridad para encontrar la información que se necesita.