Retención y destrucción de documentos

Para cumplir la normativa al respecto, no solo se debe asegurar la destrucción de los documentos en el momento adecuado, también se debe asegurar de que no es posible destruirlos de forma accidental o intencional. 

Desde el momento en que un documento entra en el sistema OnBase, se mantiene totalmente controlado mediante una función de rastreo de datos no editable. El documento se mantiene protegido durante toda su vida útil y se destruye automáticamente en el momento adecuado. 

OnBase permite a los responsables de documentación aplicar fácilmente sus programas y políticas de retención de documentos a los archivos electrónicos, y garantizar que los documentos sensibles no se borrarán hasta que haya vencido el periodo oficial de retención. 

Retención de documentos

Muchos de los documentos activos de la organización, desde estados contables y contratos comerciales hasta archivos de empleados, podrían haber superado el periodo de utilidad para la empresa. Es difícil recordar con exactitud cuándo debe destruirse un documento, pero retener documentos durante un periodo excesivo o insuficiente presenta muchos riesgos potenciales. 
OnBase aplica una política de retención de documentos estructurada en su organización, estableciendo procesos automatizados consistentes para retener los documentos necesarios y destruir los documentos vencidos. Reducir gastos, ahorrar espacio de almacenamiento y minimizar los riesgos de incumplimiento de la normativa al respecto se puede conseguir suprimiendo los métodos manuales de retención de documentos. 

Gestión de registros

La retención de documentos durante un periodo excesivo supone tanto riesgo legal como su destrucción antes de tiempo. 

OnBase convierte la compleja gestión de documentos en una tarea sencilla. Los flexibles calendarios de retención de documentos satisfacen los requisitos más exigentes, desde leyes estatales y regionales hasta políticas internas. Se podrá demostrar la destrucción de documentos vencidos ante un tribunal si fuera necesario, reduciendo los riesgos legales y el coste de una investigación detallada. OnBase sustituye los ineficaces métodos manuales de retención de documentos por un proceso totalmente automatizado. 

OnBase