¿Cómo puede ayudarle OnBase a cumplir los objetivos de cumplimiento normativo del RGPD?

Las organizaciones pueden utilizar la plataforma de información empresarial OnBase para crear soluciones compatibles con las iniciativas de cumplimiento normativo del RGPD. Una variedad de opciones de configuración flexible, funcionalidad nativa y controles de seguridad integrados ofrecen la agilidad que necesita para avanzar en el panorama cambiante de la privacidad de datos.

OnBase ayuda a las organizaciones a cumplir las iniciativas de cumplimiento normativo del RGPD, e incluye lo siguiente:

  1. Seguridad y protección de datos: El RGPD exige a las compañías tomar medidas razonables de protección de datos en torno a datos sensibles e información personal. La plataforma de OnBase presenta un diseño muy seguro, desde el desarrollo hasta el soporte posterior al lanzamiento, con un equipo de seguridad de la aplicación dedicado que mejora continuamente los protocolos de seguridad. Además de un potente cifrado, nuestras prácticas de seguridad garantizan en todo momento la protección de la información importante como datos personales y documentos: en reposo, en uso o en tránsito entre servidores. Las funciones integradas tales como políticas estrictas de contraseñas y gestión de derechos detallada proporcionan control sobre quién puede acceder a información y qué pueden hacer con dicha información.
  2. Derecho de supresión y gestión de registros: Las organizaciones pueden utilizar OnBase para respetar los derechos de privacidad individuales mediante el almacenamiento, protección y destrucción de la información de forma segura. Esto es compatible con los mandatos de privacidad del RGPD como el derecho que tiene una persona a la supresión de sus datos ("el derecho al olvido"). Mediante el uso de reglas predefinidas, OnBase puede automatizar completamente el proceso de gestión de registros, desde la creación de documentos, declaración de registros hasta su eliminación y supresión definitiva. La agilización de la conservación y destrucción de documentos que contienen datos personales aplica políticas corporativas y, al mismo tiempo, minimiza o elimina las sanciones asociadas con la acumulación de registros vencidos. Las organizaciones pueden establecer períodos de tiempo de conservación basados en los requisitos normativos o activar automáticamente una supresión basada en un evento o petición específico.
  3. Procesos de cumplimiento optimizados: Con la automatización del flujo de trabajo configurable y la función de gestión de casos, puede mejorar los procesos relacionados con el cumplimiento del RGPD. Incluyen entre otros, seguimiento de la información sobre documentos archivados, envío de recordatorios de la próxima auditoría, procesamiento de los pasos para obtener consentimiento y cumplir el "derecho al olvido" y notificación a las partes correspondientes en caso de violaciones de la seguridad o pérdida de datos. Las organizaciones pueden diseñar soluciones para realizar un seguimiento de los registros de controles, auditorías, resultados, desviaciones y acciones correctivas, con paneles de informes para conocer estas áreas con el objetivo de seguir mejorando de forma continuada. OnBase también puede ayudar a las organizaciones a gestionar las políticas y procedimientos internos compatibles con el RGPD. Con distribución automática de políticas, confirmación digital por parte de los destinatarios y notificaciones de confirmación y morosidad, las organizaciones garantizan que los empleados conozcan las últimas normas sobre privacidad de datos.
  4. Gestión de datos y facilidad de búsqueda: El RGPD exige a las organizaciones la gestión segura y eficaz de los datos personales y sensibles de las personas, y la capacidad de generar datos específicos a partir de una petición para cumplir una solicitud será un aspecto clave. OnBase permite que las organizaciones etiqueten contenido con los metadatos relacionados. La información se puede almacenar junto con el propio documento y se puede utilizar para vincular de manera dinámica todo el contenido relacionado, con lo cual los usuarios pueden buscar rápidamente toda la información sobre un cliente, caso, incidente o petición determinada.
  5. Procesos de auditoría e informes: Para que las organizaciones cumplan la normativa del RGPD y estén preparadas para las auditorías, OnBase registra cada vez que un usuario accede, visualiza, edita o actúa sobre un documento o registro de datos. Los ejecutivos y gerentes autorizados pueden acceder a los registros de auditoría con el objetivo de revisarlos y asegurarse de que todo aquel que accede a información personal cumple las normas del sector y de la organización. La información de auditoría puede ponerse a disposición de auditores externos a través de un sitio web seguro y, de este modo, se evitan costosas multas, se agilizan las auditorías y se aplican las medidas de cumplimiento del sector y de la empresa.

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