DreamWorks recurre a HP y Hyland para mejorar los procesos administrativos de gestión de contratos

DreamWorks Animation es reconocida por presionar los límites tecnológicos para contar una gran historia. Pero hasta hace poco, no se podía decir lo mismo de la oficina administrativa, de acuerdo con un nuevo caso de estudio publicado recientemente por el socio de Hyland Software, HP. 

Los procesos administrativos manuales, específicamente su proceso de gestión de contratos en la división de Productos al Consumidor de DreamWorks, impactaron la productividad de los empleados, consumieron recursos y causaron atrasos, lo cual afectó su producción. 

Cada mes, equipos de personas intentaban revisar y aprobar más de 200 contratos haciendo uso de un proceso manual desafiante. Este proceso impactó la productividad y consumió recursos, desde horas del personal hasta espacio de oficina, de un extremo de la empresa al otro. Era común ver carpetas de 15 centímetros cubriendo los escritorios y esparcidas en las oficinas. Lidiar con los detalles del contrato y procesar las versiones para su aprobación a veces tomaba tres meses o más. 

Contratación de HP y OnBase para entregar una solución 

Para cambiar todo eso, DreamWorks contrató a HP y a Hyland Software para modernizar su proceso de gestión de contratos con una solución de gestión de contenido empresarial (ECM, por sus siglas en inglés) estratégica e inteligente.

El proyecto DreamWorks hizo uso de OnBase, la solución galardonada de software ECM de Hyland, junto con el servidor Autonomy Intelligent Data Operating Layer (IDOL, por sus siglas en inglés), para mejorar la revisión de contratos y el proceso de aprobación, usando la tecnología multifuncional (MFP, por sus siglas en inglés) de HP como mecanismo de captura. 

La nueva solución de DreamWorks captura documentos electrónicos y en papel, los integra a las aplicaciones empresariales, automatiza los flujos de trabajo y permite el acceso instantáneo a los datos almacenados en el repositorio seguro y administrado en forma centralizada de OnBase. La indexación de texto completo para Autonomy IDOL proporciona más control para los usuarios finales, lo cual les permite encontrar la información necesaria usando la poderosa tecnología de motor de búsqueda. 

Al final, DreamWorks redujo en una tercera parte el tiempo del ciclo de gestión de contratos de la empresa y ahora considera nuevas formas de hacer uso de su solución de ECM en la empresa, desde la contabilidad y las adquisiciones hasta los derechos de marca y autor. 

"Hay algunos equipos que están desesperados. Ellos no tienen permitido adquirir más archivadores y están desesperados por el software," explica Sarah Kaleel, Gerente de Proyectos de TI de DreamWorks, en el caso de estudio de HP. 

Garnter Magic Quadrant para para gestión de contenido empresarial