Aumente la productividad de sus empleados con automatización de procesos empresariales e ECM

Existe una historia que contamos en la oficina sobre un cliente que, antes de implementar un sistema de administración de contenidos, tenía una forma muy particular de transportar los expedientes entre las oficinas: era un empleado a tiempo completo en un carrito de golf. 

Es cierto. Los departamentos de este cliente específico del gobierno estaban localizados en varios edificios. Si se necesitaba transferir un expediente de un departamento a otro, ya fuese un expediente de impuestos, un expediente legal o de recursos humanos, el empleado conducía su carrito de golf y llevaba el expediente hasta su destino. Ese era su trabajo. 

Este cuento es un ejemplo de una tarea de valor bajo.
 
La mayoría de las organizaciones tienen alguna versión de una tarea de valor bajo. Por lo general, esas tareas implican pasar papeles de una persona a otra. Tal es el caso de una compañía de servicios financieros de crecimiento rápido. A medida que el número de sus miembros aumenta, también aumenta la cantidad de papeles, como las solicitudes de préstamos, perfiles de miembros y otros documentos.

Todo ese papel se almacena físicamente en la oficina principal. Entonces, cuando un miembro de un equipo en una sucursal necesita acceder al expediente de un miembro, mientras que el miembro espera en la ventanilla, alguien en la oficina principal tiene que encontrar el expediente, encontrar el documento correcto en el expediente, y enviarlo por fax a la sucursal.

Deténgase y piense en eso por un minuto. Piense en la cantidad de tiempo que se desperdicia en las tareas de valor bajo, como llamar a la oficina principal, encontrar a alguien que recupere el archivo, el tiempo que se gasta recuperando y enviando el archivo por fax, y revisar el fax una vez que sea transmitido.

Ahora considere el cliente en la ventanilla y cómo esas tareas de valor bajo impactan los tiempos de servicio y la satisfacción de los miembros.

Los líderes en la cooperativa de crédito sabían que al eliminar estas tareas de valor bajo se eliminarían sus calamidades con los papeles. Pero aún más importante, esto mejoraría drásticamente el servicio al cliente. Y con una solución de gestión de contenido empresarial que se integró sin problema con su sistema esencial, se dio justamente eso.

Ahora, los empleados tienen acceso instantáneo a los archivos e información de los miembros. El tiempo que anteriormente se gastaba llamando, enviando por fax y esperando (la tarea de valor bajo) ahora se utiliza ayudando a los clientes a alcanzar sus objetivos financieros (la tarea de valor alto).

Esta institución de servicios financieros en particular utiliza una herramienta de gestión de flujo de trabajo para alcanzar este objetivo. Esta herramienta procesa automáticamente el trabajo y se configura fácilmente para cumplir con las condiciones empresariales que cambian rápidamente, y lo hace de una manera segura. 

Garnter Magic Quadrant para para gestión de contenido empresarial