¿Está perdiendo el seguimiento a sus documentos? ECM le permite de forma segura almacenar sus documentos y recuperarlos de forma fácil

Abrumado con papeles es una cosa. Abrumado por la información es otra. Después de todo, el papel es algo que la mayoría de las organizaciones quiere eliminar. 

La información, por otro lado, es la sangre vital de una compañía competente. Mientras más, mejor. Pero no si se encuentra en forma desorganizada, mal archivada o si los documentos importantes desaparecen.

Cuando hablamos de documentos críticos, nos referimos a todo aquello que sea importante para una organización. Si usted está en el negocio de los servicios financieros, los documentos de hipotecas y préstamos son cruciales. Para aquellos en la industria de seguros, cualquier cosa que esté relacionada con un reclamo y procesamiento de reclamos es fundamental, tanto para los resultados como el servicio al cliente. ¿Y la industria del sector salud? Todo lo que involucre al paciente. No importa qué tan grande o pequeño sea usted, los registros de los empleados y los documentos de políticas son vitales para su Departamento de Recursos Humanos. 

Así que imagine el trastorno si cualquier vínculo de la cadena de información falta. Y no estamos hablando de archivos en papel únicamente. Los archivos electrónicos, como los correos electrónicos, hojas de cálculo y los documentos en Word, que están descentralizados, mal ordenados o que son difíciles de recuperar, pueden conllevar a pérdida de tiempo, pérdida de productividad y duplicación del trabajo.

La Autoridad de Vivienda y Finanzas de Colorado (CHFA, por sus siglas en inglés) sabe de qué hablamos. Aunque la institución estaba lidiando con montañas de papel (los expedientes de los proyectos podían tener hasta 300 páginas o más), se benefició de una clara administración de registros una vez que implementó la solución de gestión de contenido empresarial. La institución redujo el tiempo para recuperar archivos de proyectos de 12 minutos a 10 segundos o menos, logrando que su personal fuera tres veces más productivo. El tiempo de auditoría fue reducido de días a horas. Perder documentos ya no constituye una preocupación de la CHFA. 

¿Cómo ocurre esto? Porque una solución de ECM transaccional permite la gestión completa del ciclo de vida del documento, desde el ingreso de la información hasta la destrucción. Los documentos son centralizados, permiten hacer búsquedas y, con la solución correcta, se vinculan automáticamente a la cuenta, cliente, paciente, empleado u otro que corresponda. 

No solo eso, pero los documentos fuera del mundo electrónico, como cuadros y muestras de pacientes físicos y los documentos de préstamo originales, se manejan fácilmente también. 

En resumen, su solución de ECM debe traer claridad a todos sus datos, electrónicos o de otro tipo, y también debe permitir una manera fácil de darle seguimiento a los documentos importantes. 

Forrester