Gestión

Con una solución ECM usted va a optimizar sus procesos logrando eficiencia al eliminar la pérdida de tiempo. Esto va más allá de automatizar la toma de decisiones simples. Una solución ECM ideal debería: 

Automatizar sus procesos estructurados 

Su solución ECM debe automatizar sus procesos predecibles y repetibles. Ciertos procesos tienen resultados estandarizados, tales como cuentas por pagar, cuentas por cobrar y el proceso de contratación de empleados, por ejemplo. Estos procesos por lo general incluyen muchos pasos repetidos, los cuales se pueden automatizar con base en decisiones lógicas. Enviar los documentos a la persona correcta, revisar los umbrales acordados para aprobación y generar documentos con base en las decisiones hechas son todas áreas que pueden ser automatizadas. 

Usted debe buscar una solución ECM que le permita construir estas soluciones sin requerir códigos personalizados. Su proveedor de ECM le debe proporcionar una herramienta de diseñador visual configurable que le permita desarrollar por sí mismo estos procesos. 

Consolidar su información no estructurada 

Los documentos no son las únicas fuentes de información importantes. Cuando ocurren excepciones en sus procesos estandarizados, se debe capturar la información generada. Notas y recordatorios, el razonamiento detrás de las decisiones y correspondencia con los clientes, son algunos ejemplos de esto. Si usted no puede administrar todas estas cosas en su sistema ECM, esta información importante se quedará en hojas de cálculo, buzones de correo, bases de datos de Access y notas adhesivas de papel. 

Usted debe asegurarse que su sistema ECM le va a permitir capturar y administrar TODA la información relacionada con un proceso empresarial, no solo los documentos que fluyen por el mismo. 

Facilitar la administración de casos 

Muchos procesos basados en casos no son predecibles ni están estandarizados. Estos procesos dependen del conocimiento práctico y la discreción de personas calificadas para determinar qué trabajo debe realizarse después y quién lo debe realizar. 

Su solución ECM debe proporcionar soluciones de gestión de casos para facultar a sus trabajadores más experimentados a manejar más eficientemente los problemas y las excepciones de un valor alto (por ejemplo, los casos) que son exclusivos o difíciles de predecir con anticipación. En un sistema central, usted debe ser capaz de tener una visión completa de toda la información relacionada con el caso, por ejemplo: registros de datos, documentos, formularios e historiales, llamadas telefónicas, percepciones, tareas y eventos. 

Al tener toda la información relacionada con un caso ( notas, observaciones, datos, correo electrónico y más)- administrada en la misma aplicación que sus otros procesos estandarizados, no se pierde nada. La información pertinente se encuentra disponible instantáneamente para aquellos que la necesitan, y usted tiene el historial de la auditoría para demostrarlo.

Garnter Magic Quadrant para para gestión de contenido empresarial