Clasificación automatizada de documentos

Después de capturar los documentos, OnBase los identifica de forma automática. Con la clasificación automatizada, el personal ya no necesita clasificar y distribuir los documentos manualmente. OnBase lo hace por usted. 

La clasificación automatizada de OnBase puede identificar los documentos a través de métodos sencillos y otros más complejos. El método más sencillo es el reconocimiento de código de barras en el que el software lee el código de barras de un documento para identificar el tipo de documento. También se pueden utilizar determinadas palabras, como los títulos de documentos, e imágenes y logotipos, que se encuentran en la misma posición del documento cada vez que se procesa.  

En el caso de documentos más complejos, la solución de clasificación inteligente puede buscar en todo el documento atributos específicos de la información en la página, como por ejemplo cómo está organizada la información en la página, qué tipo de información contiene e incluso pistas contextuales en el contenido del documento. 

Con el paso del tiempo y a medida que va creciendo su solución, el software va aprendiendo de los aciertos y de los errores de clasificación para procesar documentos similares más rápido y con mayor precisión. Y, cuando se añade a la solución ECM de OnBase, el sistema puede utilizar los documentos ya almacenados en el repositorio de OnBase para conocer los atributos de determinados tipos de documentos antes de capturar documentos nuevos. 

Una vez clasificados, estos documentos se pueden enviar al proceso de captura para la extracción de datos, se pueden distribuir directamente a su sistema de gestión de contenido o directorio de la red, o bien almacenar en OnBase para su proceso posterior.