Captura de mensajes de correo electrónico y faxes para aumentar la eficiencia de los procesos

Gran parte de las comunicaciones más importantes relativas a sus transacciones comerciales se guarda en bandejas de correo electrónico. Controlar la totalidad de la actividad empresarial que se realiza a través del correo electrónico puede parecer a menudo una tarea imposible por varias razones:

  • Puede ser difícil controlar los mensajes, ya que se generan copias múltiples cuando se reenvían o envían en copia a destinatarios adicionales y las respuestas se envían a todos los destinatarios.
  • Puede faltarle el último correo electrónico de la conversación, de forma que su información está obsoleta. 
  • Es complicado asegurar la conformidad normativa, ya que una vez que las comunicaciones están completas y pasan a formar parte de su documentación corporativa resulta difícil identificar los mensajes de correo electrónico que deben guardarse y los que deben destruirse. 

OnBase permite simplificar este proceso en su totalidad. Guardando los correos electrónicos importantes en OnBase, tendrá control absoluto sobre la comunicación desde el mensaje original. Los mensajes de correo electrónico se envían a los destinatarios adecuados, con conversaciones y documentos relevantes adjuntos. Cuando esta comunicación se convierte en un documento corporativo no necesita tomar decisiones ni realizar trabajo adicional, OnBase se ocupa del proceso. 

Eche un vistazo a las opciones que ofrece OnBase para gestionar el correo electrónico. 

Integraciones para MS Outlook, IBM Lotus Notes y Novell Groupwise 

La información incluida en mensajes de correo electrónico resulta esencial para la toma de decisiones de empresa. Lamentablemente, el contenido del correo electrónico está a menudo desconectado de otros documentos esenciales, lo que obliga a los usuarios a cambiar constantemente de aplicación para realizar tareas importantes. 

Con OnBase, sus empleados pueden completar su trabajo sin salir de sus entornos de correo electrónico habituales. Los mensajes electrónicos y documentos adjuntos pueden capturarse conforme se reciben y asociarse inmediatamente a las transacciones correspondientes, activando los procesos empresariales adecuados en el momento preciso. Puede acceder a los documentos de OnBase y realizar las tareas de aprobación directamente desde su aplicación de correo electrónico. De esta forma se minimizan los requisitos de capacitación sobre OnBase y los costes asociados, al tiempo que se maximiza la productividad del usuario. 

Integre OnBase con su aplicación de correo electrónico. Es fácil de usar, interconectará sus contenidos empresariales y facilitará la toma de decisiones. 

Servidor de suscripciones 

Es frecuente que las solicitudes urgentes de clientes queden sepultadas en bandejas de correo electrónico diseminadas por los sistemas de su empresa. Es prácticamente imposible supervisar estas bandejas de correo en todo momento, por lo que se pierden muchas oportunidades como consecuencia de retrasos en el procesamiento. 

Los correos electrónicos y documentos adjuntos capturados de forma inmediata en OnBase activan automáticamente los procesos empresariales y aceleran el procesamiento, lo que permite eliminar costosos retrasos y evitar la pérdida de oportunidades, aumentando además el nivel de satisfacción del cliente. 

Con OnBase puede dejar de preocuparse por los documentos ilocalizables diseminados por todas las bandejas de correo de su empresa. 

Servidores de fax 

Cuando los faxes urgentes no llegan a los destinatarios adecuados cuando los necesitan, se producen retrasos en los procesos que se traducen en un servicio deficiente y pérdida de oportunidades comerciales. 

OnBase automatiza y acelera los procesos basados en documentos de fax mediante captura, clasificación y almacenamiento de copias electrónicas de faxes de importancia vital para la empresa, eliminando los posibles retrasos asociados a la gestión manual de los mismos. Además, le permite rentabilizar al máximo su inversión en servidores de fax y ofrece acceso inmediato a contenidos urgentes. 

OnBase está actualmente optimizado para su integración con Biscom Faxcom e Esker Fax. 

OnBase