Reducción o eliminación de la indexación manual

Todos los documentos importados a un sistema de ECM deben clasificarse e indexarse, y al igual que el archivado de papeles en un archivador, este proceso exige cierta preparación y organización para obtener buenos resultados. En primer lugar debe determinar el tipo del documento (un currículum, una factura, transcripciones de un estudiante, etc.) y después seleccionar la información que utilizará para buscar el documento cuando lo necesite, tal como el nombre del cliente, el nombre de la empresa, la fecha o cualquier otra palabra clave lógica. 

Aunque solo se tarda unos segundos en escanear un documento, puede llevar minutos indexarlo después porque, a menudo, alguien debe revisarlo, determinar la información que debe incluirse en la aplicación de gestión de contenidos empresariales (ECM) y después introducirla en el sistema de forma manual. Estas operaciones pueden hacer de la indexación un proceso muy lento.

También es esencial que estos valores sean correctos, de lo contrario los documentos se archivarán incorrectamente y podrían retrasar los procesos empresariales posteriormente. 

El tiempo que se tarda en indexar documentos y verificar que los valores son correctos puede convertir esta parte en la más cara de todo el proceso empresarial. 

OnBase se diseñó específicamente para ayudarle a minimizar los costos asociados a la indexación manual de documentos, reduciéndola o eliminándola por completo. 

Advanced Capture 

OnBase le permite indexar más documentos con mayor rapidez, menos empleados y un costo inferior. Los documentos y formularios escaneados se indexan automáticamente, lo que reduce el personal necesario para hacerlo de forma manual. Los documentos quedan a disposición inmediata de los usuarios, lo que acelera sus procesos empresariales. 

OnBase minimiza sus costos y maximiza sus resultados de indexación. 

Barcode Recognition Server 

Incluso si cuenta con un personal altamente capacitado, el proceso de indexación manual de documentos exige gran dedicación, es costoso y propicia los errores. 

Con una única estación de trabajo BarCode que use códigos de barras para separar, clasificar e indexar automáticamente los documentos empresariales escaneados de su empresa, se reduce significativamente la introducción manual de datos y los errores de usuario asociados. 

Las capacidades de código de barras de OnBase minimizan los costos y maximizan la eficiencia de la indexación. 

Barcode Generator 

La aplicación Barcode Generator de OnBase le permite clasificar e indexar sus documentos escaneados sin necesidad de dedicar horas a introducir datos de forma manual. Toda la información de indexación necesaria se captura directamente desde los sistemas de empresa, de forma precisa y eficiente, con tan solo un clic. 

OnBase crea portadas y carátulas con códigos de barras, reduciendo en gran medida los costos y retrasos asociados a la reintroducción manual de datos. Se reducen los errores de introducción de datos y se aceleran los ciclos empresariales. 

Conjunto de palabras clave de autollenado 

Aunque siempre será necesario escribir algunos valores de índice, la función de “autollenado” (conjunto de palabras clave de autollenado) puede reducir significativamente el tiempo empleado en indexar documentos. A menudo hay que indexar documentos con palabras clave similares. Por ejemplo, cuando hay varios documentos sobre un mismo cliente, todos ellos compartirán algunos valores de índice idénticos, tales como la identificación del cliente, su nombre, código postal y número de teléfono. 

Cuando se utiliza la función de autollenado en OnBase, solo hay que introducir los valores compartidos una vez, ya sea en OnBase u otro sistema, y la aplicación los reutiliza para la indexación de los siguientes documentos. Durante el proceso de indexación, solo es necesario introducir el primer valor y OnBase rellena automáticamente los valores compartidos idénticos, de forma que no necesita escribirlos una y otra vez. 

OnBase