Retención y destrucción de documentos

Para cumplir la normativa al respecto, no solo debe asegurarse de destruir sus documentos en el momento adecuado, también debe asegurarse de que no es posible destruirlos de forma accidental o intencional. 

Desde el momento en que un documento entra en su sistema OnBase, se mantiene totalmente controlado mediante una función de rastreo de datos no editable. El documento se mantiene protegido durante toda su vida útil y se destruye automáticamente en el momento adecuado. 

OnBase permite a sus responsables de documentación aplicar fácilmente sus programas y políticas de retención de documentos a sus archivos electrónicos, y garantiza que sus documentos sensibles no se borrarán hasta que haya vencido su periodo oficial de retención. 

Retención de documentos

Muchos de los documentos activos de su organización, desde estados contables y contratos comerciales hasta archivos de empleados, podrían haber superado su periodo de utilidad para la empresa. Es difícil recordar con exactitud cuándo debe destruirse un documento, pero retener documentos durante un periodo excesivo o insuficiente presenta muchos riesgos potenciales. 

OnBase aplica una política de retención de documentos estructurada en su organización, estableciendo procesos automatizados consistentes para retener los documentos necesarios y destruir los documentos vencidos. Puede reducir los gastos, ahorrar espacio de almacenamiento y minimizar los riesgos de incumplimiento de la normativa al respecto suprimiendo los métodos manuales de retención de documentos. 

Gestión de registros

La retención de documentos durante un periodo excesivo comporta tanto riesgo legal como su destrucción antes de tiempo. 

OnBase convierte la compleja gestión de documentos en una tarea sencilla. Sus flexibles calendarios de retención de documentos satisfacen los requisitos más exigentes, desde leyes estatales y regionales hasta políticas internas. Podrá demostrar la destrucción de documentos vencidos en un tribunal si fuera necesario, reduciendo los riesgos legales y el coste de una investigación detallada. OnBase sustituye los ineficaces métodos manuales de retención de documentos por un proceso totalmente automatizado. 

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