Simplifique el cumplimiento y tome control total sobre el comercio internacional de su empresa

Los agentes de aduana necesitan pasar los bienes importados a través de las fronteras rápidamente y a bajo costo, todo a la vez que cumplen con las normas. El mayor obstáculo para alcanzar ese objetivo es administrar la documentación en forma adecuada. Con la solución de gestión de contenido empresarial (ECM) de Hyland Software, OnBase, usted convierte el papel a documentos electrónicos y los almacena en un mismo lugar, lo cual le permite acceder a la documentación con un solo clic. 

Además, usted puede utilizar OnBase para automatizar los procesos de aduanas, incluyendo la liberación, ingreso y mantenimiento de registros para reducir los costos y respaldar las iniciativas de cumplimiento. 

Automatice los procesos para reducir el costo por archivar y los atrasos 

Enviar manualmente la documentación en papel a las 15-25 personas involucradas en cada proceso de ingreso es una pérdida de tiempo para el personal y aumenta los gastos operativos. Al convertir los documentos en papel a archivos electrónicos, usted puede enviar documentos automáticamente por toda su empresa, incluyendo oficinas remotas, por todo el mundo. 

De esa manera, los documentos son transferidos rápidamente de persona a persona, mientras que el equilibrio automático de la carga de trabajo garantiza que el trabajo se envía al personal que está disponible para procesarlo inmediatamente. Esto aumenta la eficiencia y productividad del personal, lo cual se traduce en la disminución de los costos operativos y el costo por archivar. 

Administre y retenga automáticamente los documentos para cumplir con las regulaciones de registros de aduanas 

Al integrarse con sus aplicaciones existentes de software de transporte, las soluciones de comercio internacional de OnBase también eliminan el ingreso duplicado de datos y simplifican los procesos de ingresos. Conectar sus sistemas existentes y eliminar el papel le permite a usted automatizar el flujo de información en su organización y eliminar las tareas manuales que los hace más lentos. Esto reduce los costos operativos por ingreso y le permite procesar más ingresos con menos personal. 

Brinde un mejor servicio al cliente 

El mantenimiento adecuado de la documentación es crucial para los agentes de aduanas. Esta es una muestra de por qué el cumplimiento normativo es esencial: requisitos de retención de cinco años y multas de hasta USD 10.000 a los importadores por incumplimiento de mantener la documentación de la Oficina de Aduanas y Protección Fronteriza de los Estados Unidos (CBP, por sus siglas en inglés).

OnBase automáticamente mantiene un registro de quién ha visto o distribuido documentos, así como cualquier acción tomada en dichos documentos. OnBase también retiene documentos y toda la correspondencia, comunicaciones y notas de respaldo por plazos designados y facilita la eliminación de documentos cuando sea necesario. De esa manera, usted siempre sabe que sus documentos están al día con las políticas reguladoras. 

Cuando un importador recibe una solicitud de la CBP sobre documentos comerciales, su personal puede recuperar los documentos en segundos y distribuirlos instantáneamente. Esto le permite a sus clientes cumplir y responder mejor a las evaluaciones enfocadas en la CBP, y de esta forma usted está ofreciendo un nivel superior de servicio al cliente sin tomar muchas horas del personal. 


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